Если бизнес вырос и некоторые из направлений выделились в отдельные компании — со своими бухгалтерами, юристами, кадровиками и другими административными работниками, то часто становится сложно следить за процессами в разных структурах. Выход из этой ситуации есть — создать единую управляющую компанию. Зачем она нужна и как способна помочь бизнесу — рассказали специалисты юридической компании REVERA Михаил Битус и Никита Толканица.
— Когда в группе компаний функции работников в разных структурах стали дублироваться, время персонала расходоваться неэффективно, и в целом стало сложнее следить за всем, что происходит в каждой компании, — значит, пришло время подумать о создании управляющей компании.
Зачем нужна единая управляющая компания
Опишем ситуацию: у вас группа компаний, и в каждой из фирм есть свой директор, бухгалтер, юрист, кадровик, экономист и маркетолог. Такой подход неэффективен как с финансовой, так и с организационной точки зрения.
Какие факторы говорят о том, что вашему бизнесу нужна управляющая компания:
- Разные компании владеют долями в уставных фондах разных участников группы и происходит путаница в полномочиях между директорами
- Владельцам бизнеса сложно контролировать менеджмент компаний
- Штат раздут и появляются сложности в управлении им
Какие процессы упрощает управляющая компания
Основная функция управляющей компании — текущий менеджмент в каждой отдельной компании группы. По сути она заменяет собой директора в дочерней структуре: заключает договоры, выдает доверенности, распоряжается имуществом.
Зачем это владельцам бизнеса:
- Контролировать процессы внутри группы становится проще: не нужно собирать информацию от руководителя каждой из организаций — достаточно следить за действиями главы управляющей компании
- Появляется административный центр, где сосредоточены работники, не связанные с производством, но необходимые всей группе: юристы, бухгалтеры, маркетологи, специалисты по таможенному оформлению и так далее
- Уменьшается количество спорных вопросов: достаточно найти одного директора управляющей компании, который будет устраивать всех партнеров: отпадает необходимость согласовывать разных кандидатов в разные фирмы
Как управляющая компания работает с другими фирмами группы
Базовая схема работы: управляющая компания руководит всеми фирмами группы и получает за это вознаграждение. Дочерние компании могут списать эти затраты на текущие расходы и снизить таким образом базу для исчисления налога на прибыль.
Покупка услуг управляющей компании должна быть экономически обоснована. Расходы на управление не будут учитываться при расчете налоговой базы, если:
- В штате дочерней структуры есть специалисты, услуги которых она покупает (юристы, экономисты, кадровики)
- Управляющая компания руководит лишь формально, а реальные решения (и это очевидно) принимают владельцы бизнеса
Как организовать управляющую компанию
Запуск управляющей компании — достаточно простая процедура.
Ключевые шаги:
1. Создание управляющей компании.
2. Адаптация в случае необходимости корпоративных документов всех компаний группы, чтобы установить единообразный подход в управлении.
3. Разработка общих внутренних норм и правил.
4. Заключение договоров о передаче руководящих и менеджерских функций между управляющей компанией и каждой фирмой группы.
Какие сложности есть при работе с управляющей компанией
Если управляющая компания будет оказывать юридическое сопровождение и помощь в оформлении договоров, заявлений и других документов другим организациям группы, то она должна получить на это лицензию — на оказание юруслуг.
Для этого достаточно выполнить всего два условия:
1. Директор с высшим юридическим образованием.
2. Хотя бы один сотрудник с высшим юридическим образованием и со стажем работы по юридической специальности не менее трех лет.
В качестве резюме
Управляющая компания — достаточно простой и в то же время эффективный инструмент в бизнесе. Она поможет не раздувать штат и упростит контроль за наемным менеджментом.
Создание и внедрение такой структуры — достаточно простой процесс. Более того, она не требует дополнительных денежных вложений, поскольку может финансироваться за счет платежей управляемых фирм.
Но стоит понимать, что управляющая компания не может принимать все решения по работе группы. Решение ключевых вопросов остается за собственниками бизнеса.
Успех любой организации всегда напрямую зависит от сотрудников. А точнее, от хорошего взаимопонимания руководства и подчиненных. На управленцев выпадает сложная задача: руководить персоналом так, чтобы мотивировать на достижение общей цели, обеспечить дружелюбную, рабочую обстановку в коллективе. Итак, каким образом должен быть выстроен управленческий процесс, чтобы все сотрудники, начиная от уборщицы и заканчивая главным руководителем, работали на благо фирмы?
Главные правила руководителя
Управление персоналом – целая наука. 90% успеха организации зависит именно от руководства. Правильная мотивация, четкое определение целей – основа высококачественной работы. Для эффективного управления персоналом руководящему сотруднику в первую очередь нужно помнить о ряде правил:
- Принципы компании. Их должен понимать каждый сотрудник, независимо от своего положения. А руководителю стоит прислушиваться к мнению работников, особенно в проблемных ситуациях. Нет, это не значит, что глобальные решения нужно принимать всем коллективом за круглым столом! Дело в том, что каждый сотрудник решает те или иные вопросы каждый день, независимо от того, делает он копии документов или ведет важные переговоры с клиентами. Если все будут четко знать принципы компании, понимать цель своих действий, то руководитель может быть уверен, что на всех уровнях будут правильно приниматься верные решения.
- Работа в команде. Коллектив нужно мотивировать на дружное сотрудничество. Управление сотрудниками нужно строить таким образом, чтобы каждый работник компании был настроен не на свои достижения, а все вместе выполняли одну поставленную цель.
- Разделение ответственности. Руководителю крупной компании просто физически не по силам контролировать каждый процесс. Необходимо назначить ответственных лиц по различным вопросам.
- Инициатива не наказуема. Любой развивающийся бизнес требует появления новых идей. Нужно давать возможность сотрудникам высказывать свои мысли, участвовать в реализации нового дела. И помнить, что право на ошибку имеет каждый.
- Информированность. Если руководитель не хочет появления слухов, игнорирования своих указаний, то стоит доводить до сведения коллектива информацию о реальном положении дел компании. Тогда коллективом будут приниматься более эффективные решения.
- Незаменимых нет. При управлении персоналом об этом нужно помнить. Не стоит выделять конкретных подчиненных и сообщать перед всем коллективом, что работа без них «встанет». Цените всех сотрудников, не замыкайтесь на ком-то одном.
- Проверенная методика. Управление персоналом требует стабильности. Не нужно делать из подчиненных подопытных кроликов, испытывая на них новейшие веяния управления. Хорошо работают там, где работать комфортно.
- Дисциплина. Несмотря на предыдущее правило, в организации должна присутствовать строгая дисциплина и правила поведения.
Хороший пример. Часто говорят: «Какой руководитель, такие и работники». И говорят не зря. Управленец должен своим поведением и работой подавать положительный пример всему коллективу.
Понять работника
Выше уже было сказано о том, что коллектив должен быть в курсе текущих дел. Это необходимо для достижения единого результата. Руководящий работник должен не только выдавать приказы, но и общаться с персоналом. Нужно дать понять коллективу, что каждый сотрудник важен для компании. А чтобы это были не пустые слова, управленцу придется научиться понимать каждого работника. При возникновении проблем в работе не стоит сразу вызывать подчиненного «на ковер» и обвинять в чем-либо. Для начала стоит разобраться в ситуации в целом, найти первопричину проблемы и спокойно ее устранить.
Каждый человек имеет свои жизненные принципы, приоритеты и цели. При устройстве на работу это все никуда не девается. Руководителю придется работать с уже сформировавшейся личностью и в какой-то степени подстраиваться под нее. Все цели работника обычно подчиняются одной из трех потребностей:
- Материальная награда. Человек приходит в компанию, чтобы заработать деньги.
- Социальный статус. Сотрудник хочет уважения к себе как к личности, настроен на карьерный рост.
- Самовыражение. Желание высказывать свое мнение по каждому вопросу, работать самостоятельно над какой-то областью.
Исходя из целей подчиненного, руководитель должен найти к нему персональный подход. При достижении этой цели не будет никаких проблем в работе с персоналом.
Командная работа
В любом сработавшемся коллективе есть определенный командный дух. Чаще все он зависит от личных целей членов коллектива и, конечно, руководства. Для взаимопонимания между работниками и руководителем второму придется научиться излагать суть своих требований, задачи подчиненных в соответствии с их целями. То есть управление персоналом – это своего рода психология. Руководящему сотруднику придется анализировать поведение подчиненных, понимать их сомнения и страхи.
Понимание персоналом поставленной цели и доступность общего плана – основа правильно организованной командной работы. Необходимо дать коллективу понять, что именно в команде они справятся с любыми задачами.
Также существует ряд факторов, способных значительно снижать трудоспособность в коллективе:
- цель проекта не определена;
- недостаточное обеспечение работников ресурсами;
- конфликтные ситуации среди подчиненных;
- плохой настрой руководством на командное выполнение задания;
- непостоянная цель, часто меняющиеся задачи и требования.
Правильная мотивация
Для достижения наилучшего результата при выполнении проекта самое главное – правильно мотивировать сотрудников. Как правило, мотивация может быть материальная и нематериальная.
С первой все более или менее понятно. Большая часть коллектива ходит на работу, чтобы зарабатывать деньги. Есть два основных способа материально мотивировать работников:
- Поощрения. Всевозможные бонусы и премии за качественное выполнение работы. Это заставит человека работать быстро и результативно.
- Штрафы. В общем-то, все просто. Работаешь хорошо – получаешь надбавку к зарплате. Работаешь плохо – лишаешься премий, получаешь штрафы.
С нематериальной мотивацией все несколько сложнее и интереснее. Рассмотрим методы такой мотивации:
- Повышение. Редко кто отказывается занять более высокую должность. Сотрудник должен понимать, что хорошая работа вознаграждается карьерным ростом.
- Дружный коллектив. Большинство увольнений по собственному желанию происходит именно из-за конфликтных ситуаций на службе или непонимания. Руководитель должен сделать все, чтобы этого не допустить.
- Стабильность. Работник должен быть уверен в завтрашнем дне. Работа должна быть официальной, заработная плата своевременной, оплата больничного и отпуска.
- Коллективный отдых. Если управленец желает, чтобы в коллективе была хорошая обстановка и позитивное настроение, необходима организация разного рода развлекательных мероприятий, дающих возможность сотрудникам лучше узнать друг друга. Это могут быть корпоративные вечера, выезды на природу, спортивные соревнования. Но эффективнее это делать не в выходные дни и не в приказном порядке.
- Повышение квалификации. Необходимо периодическое переобучение сотрудников. Людям нужны новые знания для более эффективной работы. Если разного рода курсы будут оплачиваться организацией – это будет тоже своего рода награда.
Это основные методы. В каждой компании руководитель найдет свои нематериальные способы поощрения. Все зависит от возможностей организации и потребностей коллектива. Главное, чтобы между сотрудниками не было недосказанности, была понятна система поощрений или наказаний.
Качественная и быстрая работа всего коллектива зависит напрямую от управляющего персоналом. Секреты эффективной работы просты. Если руководитель просто требует беспрекословного выполнения приказов сотрудниками, он, вероятно, получит кое-как сделанную работу и напряженную обстановку среди подчиненных. А при конкретном изложении целей и задач, правильной мотивации, человеческом отношении – отлично выполненную работу в короткие сроки, дружелюбные взаимоотношения между работниками и доверительное отношение к себе.
Просмотров: 1419
Управление предприятием – это набор определённых действий по организации рабочего процесса коммерческой или некоммерческой компании, направленных на сохранение и улучшение достигнутых ею результатов. Такое управление затрагивает различные сферы деятельности предприятия, от производственной до административной. Существует множество должностей, имеющих отношение к управлению предприятием, включая должности, носящие характер вспомогательных функций, управления подразделением и руководства организацией. Большинство предприятий имеет несколько групп управленцев, ориентированных на определённый круг задач.
Основы управления
Основными подразделениями предприятия, относящимися к его управлению, являются логистика, маркетинг, экономический анализ и планирование, кадры и дирекция. Руководитель предприятия контролирует работу этих подразделений таким образом, чтобы они чётко и правильно функционировали и как в качестве отдельных единиц, так и в совместной работе по обеспечению компании прибылью. Руководитель всегда может предложить какие-то меры по улучшению работы подразделения, и делегировать некоторые задачи его сотрудникам. Как правило, в больших компаниях, в каждом подразделении назначается не менее одного руководителя.
Управленческие кадры
На каждой ступени своей корпоративной иерархической лестницы, большинство компаний формирует определённый состав управленческих кадров. Если говорить об офисе компании, то там, как правило, работают сотрудники, в чьи обязанности входит развитие и поддержание в актуальном состоянии клиентской базы предприятия, контроль работы других сотрудников над различными проектами, помощь руководителям отделов с анализом данных по работе предприятия. Уровнем выше, в иерархической структуре могут располагаться должности руководителей, отвечающих за работу всего офиса, включая составление бюджета, анализ результатов работы сотрудников, разработку различных методик расчёта экономических показателей, назначение руководителей на тот или иной проект. Если компания большая, то в ней могут работать сразу несколько помощников руководителя офиса предприятия, где каждый помощник будет ответственен за своё направление в деятельности организации.
Ступенью выше офисных руководителей располагаются руководители различных служб, департаментов и подразделений, в чьи обязанности входит руководство значительной частью деловой активности предприятия. Часто, такие руководители специализируются в какой-то конкретной области управления предприятием. Например, в штат предприятия может быть зачислен человек специализирующийся в управлении кадрами, и отвечающий за работу соответствующего департамента, а именно его правильное функционирование и достижение поставленных перед ним целей. Обязанности такого должностного лица включают в себя оценку работы сотрудников отдела кадров, приём на работу новых и увольнение действующих, не справляющихся со своими обязанностями сотрудников, а также применение всех необходимых действий для организации чётко отлаженного процесса найма компетентных кадров.
Руководитель, отвечающий за управление всем предприятием, является менеджером высшего ранга, и, чаще всего, называется президентом или генеральным директором компании. В одних организациях, рабочее место президента находится в том же офисе, что и у остальных сотрудников, в других, в зависимости от их размера, президент может находиться в другом здании, городе, и даже стране, и иметь в подчинении несколько заместителей – вице-президентов, каждый из которых будет отвечать за закреплённое за ним направление в общей деятельности компании. Например, в штатном расписании компании могут числиться вице-президент по маркетингу, по научно-исследовательским и опытно-конструкторским разработкам, по продажам, по работе с клиентами и т.д. Работа каждого вице-президента независима от работы его коллег.
Условия работы при управлении предприятием
При управлении предприятием, условия работы сотрудника зависят в основном от характера выполняемых им задач. Те, кто работает на нижних должностях иерархической вертикали, чаще имеют фиксированный рабочий график с периодическими отчётами о проделанной работе перед своими руководителями. Средние и высшие должности вертикали имеют более гибкий и непредсказуемый график работы. Часто, при завершении крупномасштабных проектов, подготовке ежегодной отчётности и/или презентаций, от сотрудников практически всех рангов требуется некоторая переработка сверх установленных рабочих часов.
Ввиду того, что людям, задействованным в управлении предприятием, приходится много общаться с другими людьми, подготавливать множество меморандумов и составлять разного рода отчёты, им просто необходимо обладать великолепными коммуникативными навыками. У таких профессионалов не должно быть трудностей с проведением презентаций и организацией работы других людей. Еще одним важным качеством является способность понять все тонкости работы и взаимосвязи между подразделениями предприятия, грамотно выстроить их работу, а в случае их неработоспособности, быстро определить причины и устранить их. Т.к. многие из руководящих должностей связаны с формированием бюджета и анализом результатов работы подчинённого им отдела, департамента или компании в целом, занимающие их люди должны иметь хорошие знания в области экономики, бухучёта, финансов и математики.
Соответствующее образование для управления предприятием
Многие ВУЗы предлагают, как очные, так и удаленные формы обучения по программе «Управление предприятием». Стандартная учебная программа затрагивает такие ключевые аспекты управления предприятием как: служба по работе с заказчиками, финансы предприятий, маркетинг и отдел по работе с персоналом. Целеустремлённые и амбициозные управленцы, связанные с инженерным делом или проектированием, могут повысить свою конкурентоспособность получив дополнительное образование в прикладных науках, а тем, кто работает в сфере маркетинга и продаж, не лишнем будет получить образование в области психологии .
Большинство крупных компаний ожидают от своих кандидатов как минимум диплома магистра по специальности смежной бизнес областям. Также, часто требуется опыт работы, дающий кандидату представление о совместной работе всех ключевых участников в управлении предприятием. В зависимости от выбранной профессиональной области, от кандидата может потребоваться разработать и грамотно изложить бизнес-план, демонстрирующий его компетенцию, например, план маркетинговых мероприятий и продаж для какого-то гипотетически существующего продукта.
Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом. Всю свою сознательную жизнь Вы стремились к этому, стремились управлять. Вначале маленьким отделом, потом подразделением и вот Вас назначают на самый ответственный пост – руководителя компании! Или другой вариант. У Вас свой небольшой бизнес, который растет и развивается, Вы изначально руководитель фирмы.
Это только театр начинается с вешалки, а фирма начинается.… Нет, не с ресепшен офиса, а с начальника.
Каждое предприятие нуждается в грамотном управлении, которое должно быть направлено на эффективный выпуск производимого товара или услуги. Целью при этом является не только финансовая отдача от фирмы, но и качественные текущие цели, даже если они не ведут к получению прибыли.
Земля по представлениям древних держится на трех китах или слонах. Но мы то с вами с детства знаем, что Земля – шар, ну или почти шар, который вращается вокруг Солнца и управление компанией держится на гораздо большем количестве этих животных.
Каждая фирма представляет собой систему. Система это не простая, а управляемая. Команда специалистов для эффективной работы нуждается в управлении и без руководителя и организатора они просто не смогут работать. Для того, что бы название вашей фирмы не было синонимом выражения «Напрасный труд» нужно каждый день и каждую минуту рабочего времени трудиться над повышением эффективности труда и финансовой отдачи.
Никакое предприятие не может управлять само собой, им руководит система управляющего персонала – менеджеры компании.
Какие же трудности могут встретиться на пути управления?
Во-первых, в любой фирме, даже самой простейшей есть сотрудники, которыми порой трудно управлять;
Во-вторых, воздействие внешней окружающей среды на предприятие хоть и минимально, но оно тоже слабо поддается управлению;
В-третьих, при росте масштабов организации она становится все менее управляемой и сама начинает руководить целями начальника, пытаясь увести его от выполнения поставленных задач.
Управление компанией это, прежде всего, означает такое воздействие, которое бы способствовало достижения поставленных целей бизнеса в условиях изменчивой окружающей среды и без существенных потерь. Чаще всего цели, ставящиеся руководством фирмы это завоевание определенного сегмента рынка товаров или услуг или получение необходимой финансовой прибыли. По сути своей руководство заключается в сохранении устойчивости одних показателей и при этом роста других.
Функции системы менеджмента – управления предприятием
Первая и самая главная это – принятие решения. Именно это прерогатива начальника и именно с этого начинается управление. Самым сложным в этом является управление персоналом. Ведь человек это не машина и программное обеспечение в него не заложишь.Вторая функция – это организация работы. После того, как руководитель принял какое-либо решение на ведущие позиции выходит правильное распределение полномочий между своими подчиненными, будь то заместители или начальники отделов.
Но, к сожалению, подчиненные не всегда точно и быстро выполняют возложенные на них обязанности. И тут появляется третья функция руководства – регулирования работ и контроля за их исполнением. Необходимость этого обуславливается иногда противоречием между различными указаниями, различные внешние воздействия и сбои в работе по независящим от исполнителей причинам. Организация обратной связи – от подчиненных к руководителю на следующем этапе работ становится одним из главных звеньев цепи грамотного управления. Она обеспечивает учет текущих работ и позволяет начальнику всегда держать руку на пульсе деятельности компании.
Подведем промежуточный итог. Вывод из всего выше сказанного напрашивается следующий: фирма будет успешно развиваться при грамотно поставленных целях, вовремя принятых решениях, правильной организации работы, осуществлении контроля за текущем исполнением поставленных задач.
Следующий вопрос, который сам собой возникает у будущего или нынешнего руководителя фирмы – каким же должен быть сам он? Какие методы и стили руководства можно и нужно применять для эффективного управления компанией? Какие требования ежедневно предъявляет жизнь к управленцу?
1. Руководитель должен быть психологом. Создание благоприятной обстановки на рабочем месте для каждого специалиста, обеспечение здорового климата в коллективе, налаживание прочного контакта между сотрудниками предприятия – все это способствует росту результативности и качества труда, способствует формированию творческой инициативы, дает не меньший, а даже больший производственный эффект, чем внедрение новейших технологий для механизации и автоматизации труда.
2. Главные человеческие качества руководителя это выдержка, вежливость, тактичность, самокритичность, самодисциплина, требовательность, чуткость – этот список можно продолжать бесконечно. Умение сдерживать проявления своего настроения, не допускать грубости в общении с подчиненными, умение объективно оценивать свою деятельность и деятельность своих сотрудников, критически оценивать свои недостатки – все это и многое другое способствует выработке правильного стиля руководства фирмой.
3. Профессиональная квалификация. Основательные знания в различных областях деятельности фирмы, экономические, управленческие, технические, политические знания и умения отличительные особенности начальника, хорошего начальника. Динамичная адаптация к быстро меняющимся условиям ведения бизнеса, повышение уровня умений, знаний и навыков способствует успешной работе всего коллектива.
4. Умение создать сплоченную команду вокруг себя – грамотный подбор кадров для продвижения и успешной работы компании. Из этого следует грамотная организация труда работников всех уровней, их мотивация для эффективной работы на своем рабочем месте и всей фирмы в целом.
5. Девизом начальника должно быть – «в любом случае есть возможность сделать лучше, чем было до сих пор», или «нет предела совершенству».
6. Цените свое время и время своих подчиненных. В этом вам поможет четкое изложение целей и задач, главной мысли, которую Вы хотите донести до своих сотрудников. Здесь вам пригодится так же умение слушать и не перебивать, организация своего рабочего времени и следование намеченному плану без существенных отступлений.
Каждый руководитель знает, что начальниками не рождаются, ими становятся. Благодаря, например, страстному желанию выбиться в начальники, но скорее всего благодаря лидерским качествам, заложенным в детстве, помноженным на образование, житейскую мудрость и приобретенный опыт.
Управление персоналом - важнейшая проблема, с которой обязательно сталкиваются владельцы бизнеса и менеджеры. Сотрудники не всегда могут найти общий язык, иногда ситуация разогревается до революционной. Если выбрать неправильную тактику, можно спровоцировать враждебность.
«Владельцы компаний и топ-менеджеры, не владеющие полным набором инструментов для управления бизнесом, не добьются успеха. Решение – в технологии управления. Не советую прыгать с парашютом без предварительного обучения. Так же не стоит пытаться управлять бизнесом без определенных инструментов и навыков», - Марк ДеЮлио, Vanguard Management Systems, Inc. (США).
Общение в бизнесе
Одна из самых важных проблем, с которой неизбежно сталкивается каждый владелец компании или менеджер – управление персоналом. Менеджеры ежедневно сталкиваются с ситуациями внутри компании, при которых приходится улаживать отношения с сотрудниками.
Сотрудники, каждый из которых обладает неповторимым набором личностных качеств, могут заставить менеджера почувствовать свою беспомощность. В результате у некоторых менеджеров вырабатывается циничное отношение к подчиненным или, что гораздо хуже, желание навязать свою волю и управлять с помощью угроз.
При этом уже совершенно не важно, что менеджеру удается контролировать ситуацию, поскольку при таком управлении невозможно добиться максимальных показателей работы по причине враждебного отношения большинства сотрудников.
Современный управленец обязан понимать людей и уметь с ними общаться. Нужно ясно осознавать, что люди все реже соглашаются с жесткими методами управления и агрессивным отношением менеджеров. Обращаясь к менеджеру с рабочими вопросами, сотрудники рассчитывают получить указания или рекомендации в сдержанной и конструктивной форме, а не нагоняй и угрозы.
Если менеджеру не удастся наладить в коллективе атмосферу открытости, указания услышаны не будут. Ситуация похожа на общение по телефону со слабым сигналом – продолжать такой разговор некомфортно, и каждый пытается найти другой способ коммуникации.
Можно с уверенностью утверждать, что в компании с плохо налаженным общением производительность будет неуклонно снижаться, а значит, прекратится рост, и вскоре возникнут проблемы с финансами. Об этом свидетельствуют многолетние наблюдения за компаниями с низкими доходами – ими, как правило, управляют менеджеры с проблемами в общении.
Такие менеджеры полагают, что подчиненные сами найдут правильные решения или стараются принимать на работу только высококлассных специалистов, которые практически не нуждаются в руководстве. Теоретически такое решение кажется неплохим, в действительности же менеджеры просто уклоняются от решения проблемы. Рано или поздно возникает вопрос об эффективности и необходимости такого управленца.
Администраторы, сумевшие наладить общение внутри фирмы, обнаруживают, немедленные положительные результатов.
Во-первых, сотрудники охотнее делятся своими рабочими проблемами. На первый взгляд в этом нет ничего хорошего, но нужно понимать, что такое общение необходимо.
Если удалось создать условия, при которых сотрудники могут смело говорить правду, обнаружатся проблемы, о которых менеджер раньше не догадывался. Такие открытия могут расстроить, но, если трудностей не выявить, они перейдут в хроническое состояние и неизвестно, к каким последствиям могут привести.
Во-вторых, в дальнейшем сотрудники смогут без опаски рассказывать менеджеру о новых проблемах, и они перестанут накапливаться.
Инструменты управления
Не владея в достаточной степени технологией управления, менеджеры нередко склонны рассматривать свою работу как сложный набор изменяющихся величин без определенных параметров. А между тем существует известный набор инструментов, позволяющий сделать менеджмент эффективным.
Сотрудник, докладывающий менеджеру о проблеме, должен получить предложение обдумать решение самостоятельно, при необходимости исследовать проблему, найти вариант решения и представить его руководству. Это и является инструментом, поскольку при таком подходе:
- Сотрудник часть ответственности берет на себя.
- Менеджеру совсем не обязательно принимать на себя решение всех проблем в компании.
- Сотрудник, досконально владеющий ситуацией, может найти оптимальное решение проблемы.
Большинство менеджеров предпочитают принимать все решения самостоятельно, не распределяя обязанности. Этот стиль руководства не позволяет компании развиваться быстро.
Еще один инструмент, о котором не подозревают многие, – использование статистики. Менеджеры, не владея эффективными инструментами для диагностики ситуации, руководствуются эмоциями, чужим мнением, слухами и случайными событиями. Ни один из этих методов нельзя считать ни точным, ни эффективным. Один из важнейших приемов администрирования – использование статистики (админа). Не следует путать его с анализом статистических данных.
По методике админа сотрудники должны анализировать ситуацию, определять самые эффективные методы статистики и применять их в работе. В компании следует разработать простую и точную статистическую систему. На практике менеджеры тратят время, пытаясь найти выход из сложной ситуации, не владея достоверной информацией о ситуации. При этом они впадают в панику и решают идти простым путем, ужесточая финансовый контроль. Это решение принимается под влиянием эмоций и не может быть правильным.
Статистическая система должна применяться на всех уровнях, чтобы можно было оперативно выяснять ход выполнения операций. Если сотрудник ведет статистику эффективности, он сам может оценить, насколько эффективна его деятельность. Далее статистический анализ передается менеджеру.
Существует прямая связь между отчетностью и ответственностью. Если не сформировать у сотрудников привычку отчитываться о своих действиях, это в дальнейшем может вызвать проблемы.
Семиуровневая организационная система
Еще в 1965 году Хаббард исследовал основные модели организационной структуры, применимые к любой компании. Результатом стал вывод, что любая компания должна быть основана на 7 подразделениях. Если каждое из подразделений не работает в полную силу, у компании возникают проблемы.
Одно из важнейших подразделений должно отвечать за контроль качества. Безусловно, высокое качество работы ведет к процветанию компании. Многие компании считают, что добились высокого качества работы, не имея надежной системы мониторинга качества. Компания, не замечающая своих ошибок, теряет клиентов. При этом руководство компании не осознает своей вины в происшедшем.
Еще одним жизненно необходимым подразделением является отдел внешних связей, отвечающий за обеспечение потоков информации. Многим менеджерам кажется невероятным, что потоки услуг и доходов никогда не продвигаются быстрее, чем поток информации. Ставя своей первоочередной задачей увеличение доходов, вспомните, как часто вы думали о том, что нужно прежде уделить внимание потоку информации.
Чтобы управление компанией стало по-настоящему эффективным, узнайте о функциях и задачах каждого из подразделений и научитесь не пренебрегать ни одним из направлений.