Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке. Образец записки

Не путайте чек коррекции и чек на возврат. Чек коррекции отбивается, если нужно исправить ошибку (факт неприменения ККТ), а если нужно оформить возврат товара, то нужно отбить обычный кассовый чек с указанием признака расчета «возврат прихода». Просто сформировать чек коррекции недостаточно. Мы же оправдываем факт неприменения ККТ, а её неприменение - это прямой повод получить штраф (КОАП РФ ст. 14.5). Поэтому действовать нужно последовательно:

Составляем документ в произвольной форме, например, акт или служебную записку, в которой указываем дату, время и причину, по которой был осуществлен расчет без применения ККТ. Присваиваем документу номер и дату. Этот документ будет служить основанием для коррекции, и на него нужно будет сослаться в чеке.
Отбиваем на кассе чек коррекции.

Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать?

Он вправе проверить его реквизиты через специальное приложение и направить налоговикам информацию о нарушении. Кассир, работающий на онлайн-кассе, передает сведения о пробитом чеке ОФД.

Последний принимает эти сведения, подтверждает факт получения данных и хранит их. Основное же предназначение ОФД - это связующее звено между владельцем онлайн-кассы и налоговиками, которым он в установленные сроки направляет полученные сведения.

В процессе контроля за полученными сведениями налоговая служба выявляет правонарушения, направляет владельцам кассовых аппаратов необходимые для исполнения предписания и привлекает их к ответственности. Так в кратком изложении выглядит современный процесс взаимодействия между налоговым органом и другими лицами, задействованными в процедуре применения онлайн-касс.
Если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе, это может оказаться на виду у налоговиков.

Что делать, если неправильно пробит чек по онлайн-кассе

Взять заявление от покупателя.

Возврат на другой день после покупки (безналичный расчет) – не на всех ККТ есть техническая возможность сделать возврат по безналичному расчету. Смотрите инструкцию ККТ. — не на всех банковских терминалах есть возможность возврата в день покупки.

Уточняйте у банка.

Чек коррекции. как избежать штрафа

Инфо

Если в выбитом для исправления ошибки возвратном чеке не сделана привязка к ошибочному чеку, то можно ли избежать штрафа за неоприходование наличных, о которым вы говорили, представив объяснительную кассира-операциониста или какой-то иной документ? Ведь дополнительный реквизит чека (тег 1192), в котором ФНС рекомендует делать привязку к ошибочному чеку, все-таки не является обязательным, а его возможные значения не определены нормативным документом ФНС. - Если в исправительном и верном чеках нет привязки к ошибочному чеку, то для того, чтобы избежать административной ответственности, необходимо сообщить о допущенной ошибке и ее исправлении в налоговый орган прежде, чем он ее обнаружит. Привязка к ошибочному чеку действительно необязательна, так как она не предусмотрена ни Законом № 54-ФЗ, ни Приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/

Чек коррекции (стр. 4)

Другая ситуация может возникнуть, если кассир случайно пробьет лишний товар покупателю. В этом случае ему также не нужно оформлять чек коррекции.
Онлайн-касса позволяет оформить просто фискальный документ о возврате, как в той ситуации, когда покупатель решил вернуть товар сам. Аналогичная ситуация возникает при ошибочно оформленной покупке, которой не было в реальности.

Например, если это произошло во время обучения персонала или настройки кассы. Здесь также нужно использовать признак «возврат прихода».

Кстати, «возврат расхода» обычно не используется в торговле. Его надо применять разве что в комиссионных магазинах, когда клиент хочет получить обратно принадлежащий ему товар, а в ответ возвращает деньги.

Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек

Это нужно сделать в дополнительном реквизите (тег 1192) возвратного чека, который при этом включается в состав фискальных данных. Точно таким же образом и в верном приходном чеке, выбиваемом вслед за возвратным чеком, делается привязка к первоначальному ошибочному чеку «приход». Также советую добровольно сообщить в налоговый орган об ошибочном приходном чеке и об исправлении ошибки, это освободит от штрафа за неверный чек. Если же в возвратном чеке, выбитом для исправления ошибки, нет ФПД ошибочного приходного чека, то налоговые органы могут потребовать представить заявление покупателя на возврат денежных средств по этому чеку.
Поскольку в указанном случае заявления нет, организацию (ИП) могут оштрафовать за неправильное оприходование денежных средств.

Как сделать возврат, чек коррекции, отменить ошибочный чек?

Внимание

К возврату полагалось заявление от покупателя и акт КМ-3. Что касается ошибочных чеков, то их предлагалось просто сохранять и вместе с объяснительной от кассира прикалывать к акту КМ-3 и отправлять в бухгалтерию.

Сейчас, с появлением онлайн-касс, появились кроме возвратов и чеки коррекции. Все запутались. Попробуем разобраться, приведя примеры из жизни. Для начала определения: Основная цель чеков возврата – Возврат денежных средств покупателю. Основная цель чеков коррекции – Исправление ошибок.

Ответы на вопросы по онлайн-кассам в 2017 году: когда нужен чек коррекции?

Куковская Юлия АлександровнаСоветник государственной гражданской службы РФ 2 класса Чеки ККТ с признаком расчета «возврат прихода» нужно выбивать не только при возврате денег покупателям, но и при исправлении ошибок в приходных чеках. Кроме того, ошибки случаются и в самих возвратных чеках. О том, как лучше оформлять исправление, мы поговорили со специалистом ФНС. - Юлия Александровна, если допущена ошибка в чеке «приход», нужно сделать чек «возврат прихода», обратный ошибочному, и сразу же выбить верный чек «приход». Движения денег по ошибочному приходному чеку и нивелирующему его возвратному чеку нет. Должны ли суммы этих чеков попадать в итоговые суммы «приход» и «возврат прихода» отчета о закрытии смены ККТ? На основании этого отчета составляются ПКО на всю сумму полученных за смену денег и РКО на всю сумму выданных.

Взять заявление от покупателя.
Сделать «возврат» через банковский терминал (банк отминусует эти деньги при следующей сверке итогов).
Выбить чек с признаком «возврат прихода» на возвращаемые позиции и отдать его покупателю.

Покупателю выбить правильный чек.
Выбить чек «возврат прихода» на ошибочный чек.
Передать оба чека (ошибочный и чек возврата) в бухгалтерию вместе с объяснительной от кассира.

Неправильно выбили чек возврат расхода как исправить

Но вместе с тем ФНС России рекомендует в кассовом чеке ее делать. Для этого есть две причины. Во-первых, такая привязка помогает найти ошибочный чек, «аннулировать» его и «заменить» новым чеком. Это особенно важно при пограничных датах ошибки и ее исправления. Например, ошибка допущена в 2017 г., а исправляют ее уже в 2018 г. Надо учесть операцию правильно в нужном периоде. Для этого необходима привязка. Во-вторых, в случае отсутствия заявления покупателя о возврате такая привязка является дополнительным подтверждением того, что ошибка не связана с умышленным неоприходованием денег.

Оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП (неоприходование наличных) именно за отсутствие привязки нельзя, но можно оштрафовать из-за отсутствия заявления покупателя о возврате товаров. Однако добровольное заявление о совершенных нарушении или ошибке освобождает от административной ответственности по ст.

Главная / Как сделать возврат, чек коррекции, отменить ошибочный чек? В этой статье мы рассмотрим, как правильно проводить возвраты и ошибочные чеки на онлайн-кассах, чтобы не вызвать вопросов со стороны налоговой инспекции. Раньше было просто: возврат в день смены – через ККТ, в другой день – только через главную кассу предприятия и РКО. К возврату полагалось заявление от покупателя и акт КМ-3. Что касается ошибочных чеков, то их предлагалось просто сохранять и вместе с объяснительной от кассира прикалывать к акту КМ-3 и отправлять в бухгалтерию. Сейчас, с появлением онлайн-касс, появились кроме возвратов и чеки коррекции. Все запутались. Попробуем разобраться, приведя примеры из жизни. Для начала определения: Основная цель чеков возврата – Возврат денежных средств покупателю. Основная цель чеков коррекции – Исправление ошибок.

Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать?

Ситуация: Что должен делать кассир: Пример: Возврат в день покупки (наличный расчет)

Взять заявление от покупателя.
Выбить чек с признаком «возврат прихода» на возвращаемые позиции и отдать его покупателю.

Покупатель купил ботинки за наличный расчет, возвращается в тот же день с чеком, хочет вернуть деньги. Кассир берет заявление с покупателя, выбивает чек возврата и отдает вместе с деньгами, забрав товар.

Возврат в день покупки (безналичный расчет) Примечание: – не на всех ККТ есть техническая возможность сделать возврат по безналичному расчету. Смотрите инструкцию ККТ. — не на всех банковских терминалах есть возможность отмены операции.
Уточняйте у банка.

Как сделать возврат, чек коррекции, отменить ошибочный чек?

В чем бред-то? leosoft 9 — 05.11.06 — 20:07 (6) У Вас другое объяснение? Интерсно было бы почитать. VZ 10 — 05.11.06 — 20:07 В контрольке. Рекламное место пустует lalex23 11 — 05.11.06 — 20:41 (8) «До закрытия кассовой смены данные о продажах еще не записаны в фискальную память кассового аппарата»ВОТ В ЭТОМ И БРЕДкак только чек пробит и на нём нарисован фискальный логотип, данные о продажах попали в ЭКЛЗ и в ФП(9)имхо: в ТиС и в УТ сделан такой механизм с целью: что бы при закрытии кассовой смены не производить оприходование товаров, т.к.
если товар был продан и возвращён в пределах одной кассовой смены — при закрытии количество сведётся на ноль, а регламент кассовых операций тут сам по себе…имха канечно leosoft 12 — 05.11.06 — 20:45 (10) Контрольки могут и отсутствовать. Насколько я знаю — достаточно ЭКЛЗ.

Что делать, если неправильно пробит чек по онлайн-кассе

Чтобы понять алгоритм исправления ошибочно пробитого чека, необходимо обратиться к положениям закона «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для изменений в уже осуществленных расчетах понадобится их коррекция или возврат прихода.

Инфо

С этой целью предусмотрены отдельные операции по онлайн-кассе с одноименными названиями, сопровождающиеся изготовлением специальных документов - чека коррекции или чека возврата прихода. Поэтому ответ на вопрос: «Как оформить ошибочно пробитый чек» - таков: необходимо осуществить операцию по коррекции ранее произведенных расчетов или возврату прихода.

Как сделать чек на возврат при закрытой кассовой смене?

В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм).Также необходимо отметить, что, согласно ст.2 Закона, организации обязаны выдавать покупателю вместе с покупкой чек, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли — продажи; за данного рода нарушения предусмотрена ответственность. Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные.

При этом вернуть деньги можно только, оформив расходный кассовый ордер с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность, отразив эту операцию в кассовой книге (книге доходов и расходов).

Неправильно пробили чек

Внимание

ЛЗ — год, регламент…(19) » чеки ККТ на приобретение товара действительны только в день их выдачи»ну вот и открылась правда… незаострял внимание на этом, спасибо leosoft 21 — 05.11.06 — 21:36 (19) Спасибо, интересная ссылочка. Правда не сосвсем понятно:»Возвратный чек пробивать не рекомендуется», но при этом:В процессе эксплуатации ККТ в ее фискальную память автоматически заносятся все суммы …а также суммы, которые впоследствии выданы покупателю (клиенту) по возвращенным чекам».Как же в кассу ввести операцию возврата денег покупателю, если не пробить чек возрата? leosoft 22 — 05.11.06 — 21:43 Я так и не понял: — ЭКЛЗ и ФП физически разные устройства? или ФП сидит в ЭКЛЗ?- В АМС-100Ф без ЭКЛЗ в ФП тоже пишем информацию о каждом пробитомчеке или только итоги? ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере.Ветка сдана в архив.

Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек

Если чек найти не получится то кассир-операционист пишет объяснительную записку на имя генерального директора.Попросите специалиста из ЦТО, где стоит на обслуживании Ваш кассовый аппарат, чтобы он распечатал из блока ЭКЛЗ копию данного чека. На чеке будет его номер и сумма. (Это делается в том случае если перед Z-отчётом не выходит контрольная лента).В журнале кассира-операциониста в графе № 10 указать сумму с учётом ошибочно выбитого чека.В графе № 11 следует указать сумму реально сданную.В графе № 15 необходимо указать сумму ошибочно выбитого чека.

Заверенную директором магазина объяснительную, с чеком, приложить к заполненному акту КМ-3 и передать в бухгалтерию.Возврат по кассе делать не нужно.

Ошибки в чеках, возврат товаров и онлайн-ккт

Нужны ли ему дополнительные документы, помимо двух чеков? - С одной стороны, действующей редакцией Закона № 54-ФЗ это не предусмотрено. А с другой, любая ошибка в чеке - это административный проступок.

Чтобы за него не оштрафовали, мало исправить чек, нужно еще сообщить об этом в налоговую инспекцию. - Если позволите, перейдем к оформлению возврата товаров. Старая процедура зависела от того, когда покупатель решил вернуть товар - в день приобретения или после.

В первом случае деньги в обмен на товар отдавали из ящика ККТ. Чек у покупателя забирали и наклеивали на акт КМ-3. Во втором случае деньги выдавали строго из кассы по РКО на основании заявления и паспорта покупателя.

Плюс выписывали накладную на возврат в двух экземплярах. Каков порядок сейчас? - Теперь не важно, решил человек вернуть товар в день покупки или позже.

Возвраты (стр. 2)

К примеру, документ, составленный 11.10.17 для корректировки ошибки, допущенной 02.09.17, может содержать описание исправления в виде: «Кассовый чек с неверно указанной суммой был сформирован в 10:10 02.09.2017». Информирование налоговых структур о корректировках Налогоплательщики обязаны осуществлять передачу в отделения ФНС информации и документов в электронном виде посредством кабинетов ККТ в соответствии с законодательством о применении контрольно-кассовой техники (ст.
5 ФЗ № 54). Но законодательные нормы не содержат обязанности для пользователей ККТ по информированию налогового органа о выполненной самостоятельно корректировке фискальных данных. Все фискальные документы, включая корректировочные, подлежат передаче в налоговую структуру через специального оператора фискальных данных (ст.
1 ФЗ № 54).
При получении предписания налоговой структуры, поучившей информацию о неучтенных продажах, формируется чек коррекции с указанием в качестве основания предписания НС, который пересылается оператору и в НС вместе с обязательством организации по уплате штрафа (ст. 14 КоАП РФ). Ситуация 2. Если кассиром пробит кассовый документ на сумму больше фактически полученной, образуется превышение выручки от продажи над фискальными данными (недостача). Создание чека коррекции при этом не является обязательным из-за отсутствия подозрений в неиспользовании кассового оборудования. Кассиру следует пробить документ на возврат поступления на недостающую сумму и подготовить пояснительную записку с объяснением причины недостачи денег в кассе. Когда пробитие чека на неверную сумму имело место в присутствии покупателя, также можно не создавать чек коррекции.

может быть исправлена при помощи чека коррекции или чека на возврат оприходованных средств. Исправления необходимы в случаях, когда после некорректно проведенной операции возникли излишки или недостачи по кассе. Источником ошибок могут стать такие ситуации:

кассир указал вместо наличного расчета оплату картой или наоборот;
неверно отображены стоимостные параметры товара;
имел место технический сбой.

Ошибочный чек онлайн-кассы может быть исправлен через возвратный чек, если инициатива корректировки исходит от покупателя, когда приобретенный товар возвращается в магазин. Возвратный документ необходим и в случае с неверно внесенной в чек стоимостью изделия. Чек коррекции предназначен для использования в ситуациях с излишне проведенной итоговой суммой или отсутствием в базе ККМ данных о произведенной покупке.

Как исправить чек по кассе онлайн

Внесение изменений в проведенные расчетные операции по онлайн-кассе может осуществляться день в день или спустя несколько дней после завершения сделки купли-продажи.

Как отменить чек на онлайн-кассе, если была неправильно указана сумма покупки или тип оплаты:

создается новый кассовый документ – с признаком расчета «возврат прихода», в чеке прописывается стоимость товара и реквизиты аннулируемого документа;

после отмены пробивается следующий чек на покупку с корректными данными;
чеки (возвратный и корректный) передаются клиенту.

Такая процедура возможна при условии, что отмена производится сразу после того, как был отражен приход выручки.

Если ошибка будет выявлена позже (в конце смены или спустя некоторое время), требуется создавать корректирующий чек. Чек коррекции формируется не раньше, чем будет сформирован отчет об открытии смены и не позже создания отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).

При возврате денег клиенту необходимо получить от покупателя заявление в письменном виде. Обратный расчет производится в той же форме, что и при сделке купли-продажи (клиент оплатил покупку наличными, значит, продавец при возврате выдает наличность, если расчет был картой, то и деньги должны быть зачислены покупателю на карточку).

Когда неправильно пробит чек по онлайн-кассе и составлен корректировочный документ, новый чек автоматически отправляется в ФНС. На основании полученных данных об имевшей место ошибке налоговая инспекция вправе запросить пояснения у налогоплательщика. Продавец должен приложить к чеку пояснительный документ, в котором указывается такая информация:

дата, когда была произведена операция (обязательно указывается точное время процедуры);
номер, присвоенный документу;
подробно описываются обстоятельства и причины возникновения ошибки в платежном документе.

Если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе, отменить его можно при условии оперативного обнаружения недочета. В остальных ситуациях возможен вариант только с корректирующим чеком. Обязательные элементы такого изменяющего платежного документа перечислены в п. 5 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г.:

наименование бланка;
номер чека, дата его создания;
идентификационные данные пользователя онлайн-кассы (наименование, ИНН);
регистрационные данные эксплуатируемой ККТ;
обозначение заводского кода, присвоенного фискальному накопителю;
адрес, по которому проводилась сделка купли-продажи (место осуществления расчетов);
фискальный признак документа.

Как оформить ошибочно пробитый чек?

Онлайн-касса дает возможность в признаке расчета указать корректный код проводимой операции:

при приходовании средств в кассу проставляется «1»,
при выдаче – «3».

Тип корректировки может быть обозначен двумя способами:

«0» проставляется, если корректировка проводится продавцом без предписания налогового органа;
«1» означает, что основанием для внесения исправлений стало предписание ФНС.

В реквизите «Основание для коррекции» указывается дата и номер прилагаемого к корректирующему чеку пояснительного документа.

Если Вы пробили ошибочный чек на возврат на обычной ККТ (в которой такая функция предусмотрена), то никаких действий на самой ККТ производить не надо.

Дело в том, что до момента ввода в действие онлайн – ККТ оформление возврата денег покупателю не предусматривало пробитие чека на возврат на ККТ. А если функционал ККТ такую операцию предусматривал, то в любом случае чек на возврат фискальным документом не являлся. И по итогу смены в Z-отчете на обычной ККТ общая сумма выручки отражается без учета возврата, а сумма чека на возврат отражается в таком Z-отчете справочно. Следовательно, в такой ситуации на основании снятого Z-отчета заполните данные о выручке в Журнале кассира – операциониста в общем порядке – не отражая и не учитывая данные ошибочного чека на возврат.

От кассира – операциониста необходимо потребовать составить объяснительную, в которой он сообщает, что данный чек на возврат был пробит ошибочно и по каким причинам.
Если же Вы пробили чека на возврат ошибочно на онлайн-ккт, то таким образом Вы необоснованно уменьшили кассовую выручку за смену. Чтобы эту ошибку исправить, необходимо на сумму ошибочного чека на возврат пробить чек коррекции. В таком случае итоговая сумма выручки будет верна.

Если ошибка обнаружена после закрытия смены (после снятия Z-отчета за смену), то после пробития чека коррекции снимите ещё один Z-отчет. И на основании данных двух Z-отчетов отразите в Журнале кассира – операциониста ту сумму выручки, которая фактически поступила в кассу и была в наличии на конец для в общем порядке. Возврат денег и коррекцию никаким образом в Журнале кассира – операциониста не отражайте.

Какие документы оформлять при работе с ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132. Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения – в письме Минфина России от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059).

Организации, которые до 1 июля 2017 года используют кассы старого образца, обязаны оформить КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 .

Возврат товара покупателем

На онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода».

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов:

кассового чека;

товарного чека;

иного документа, который подтверждает оплату.

В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца.

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.

Ошибка в кассовом чеке

Ситуация: что делать, если кассир-операционист пробил кассовый чек с ошибкой в сумме платежа

Сформируйте кассовый чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ чеки, которые пробили с ошибкой, исправляют через корректировку расчетов. Чтобы сформировать кассовый чек коррекции, ознакомьтесь с руководством по эксплуатации кассовых машин. Например, производители пишут, что чеки коррекции содержат:
– заголовок «Кассовый чек коррекции»;
– наименование операции;
– сумму;
– информацию о типе оплаты;
– блок информации для передачи оператору фискальных данных со всеми реквизитами кассового чека.

В зависимости от того, какая сумма пробита в чеке: больше или меньше, чем стоимость покупки, кассир-операционист формирует чек коррекции:
– на приход или расход денег;
– на возврат прихода или расхода.

От кассира потребуется написать объяснительную о причинах ошибки. А затем найти в контрольной ленте ошибочный чек.

Если аппарат не выдает ленту, придется вызывать помощь из техподдержки вашей ККМ. Специалист извлечет из ЭКЛЗ неверно пробитый чек. Когда точная цифра ошибки будет известна, кассир заполняет журнал по упомянутым позициям: выручка по кассе, реальная выручка, разница в виде суммы неправильного чека.

К объяснительной лучше приложить чек и акт о возврате по форме № КМ-3 . Пакет документов передайте в бухгалтерию.

Находясь на своем рабочем месте в торговых точках, кассиры могут ошибочно набрать кассовый чек. В таких случаях, отечественным законодательством предусмотрено требование от данного сотрудника письменного объяснения, при этом, образец объяснительной кассира по неправильно выбитому чеку не предоставлен. Поэтому возникает вопрос:

Как написать объяснительную записку?

Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.

Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка » Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.

(Видео : “Как правильно написать объяснительную”)

Оформление записки об ошибочном чеке

Закон РФ ФЗ № 54 от 22.05.203 года «О применении контрольно-кассовой техники…» требует, чтобы учреждения, получающие за реализацию товаров или за оказание услуг наличные средства от клиентов, обязаны устанавливать кассовые аппараты. В обязанности кассира входит выдача потребителю оригинального кассового чека. Однако в данном Законе отсутствуют сведения о том, как отменить выбитый по ошибке чек. В п.4.3 письма Минфина №104 от 30.08.1993 года говорится, что при ошибке кассира в отношении выбитого чека, он должен выполнить следующее:

При невозможности погашения чека на протяжении рабочего дня, актировать его при завершении смены.
Составить акт по унифицированной форме № КМ-3, принятой Госкомстатом РФ N 132 от 25.12.1998 г.
Отобразить в “Журнале оператора-кассира” выданные деньги по вернувшимся чекам.

Следует заметить, что при ошибочно выданном чеке акт КМ-3 составляется в обязательном порядке. К этому акту прикрепляется испорченный чек, с отметкой о его погашении, а также письменное объяснение кассира, сделавшего ошибку. Испорченные чеки приклеиваются на чистый лист бумаги. Все названные материалы отправляются в бухгалтерию учреждения. Данная процедура отображена в разъяснении УМНС РФ N 29-12/17931 от 02.04.2003 г.

Объяснительная по возврату чека

При работе возможно и другое обстоятельство. Например, неправильный чек выявлен кассиром после составления ежедневной отчётности. Работник кассового аппарата выполняет ту же процедуру, которая описана в предыдущем разделе, однако сведения об ошибке в его журнал не заносятся. Бухгалтер, в этом случае, обязан оформить РКО на разницу в сумме и заверить отчет у кассира, и у руководства. Ордер оформляется из кассы «бухгалтерии», так как сменное денежное поступление по кассовому аппарату уже оприходовано.

Кассир, при этом, как и в первоначальном варианте, обязан оформить письменное объяснение о случившемся. Письменное объяснение составляется по таким же правилам.

Пример объяснительной записки о неправильно пробитом чеке

Если кассир выдал чек с неверной стоимостью продукции, а покупатель сразу обратил на это внимание и требует возвратить ему излишне взятые деньги, в обязанности кассира входит изъять испорченный чек и выбить другой – с правильной стоимостью. Соответственно, после завершения смены, кассир оформляет акт КМ-3, где отражается сумма по неправильно выбитым чекам. Испорченные чеки приклеиваются на листе с отметкой «Погашено », с приложением их к отчётности. К перечисленным материалам провинившийся работник прикладывает письменное объяснение, с отображением причины случившегося.

Объяснение составляется в произвольном виде, в нем требуется отобразить:

Вверху справа заполняется «шапка» записки, в которой отображается название учреждения, должность, фамилия и инициалы начальника, потом отображаются сведения автора записки.
Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка ».
Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке » или «объяснительная по возвращению денежной суммы ».
В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:

Дату случившегося.
Наименование кассового устройства.
Заводской номер модели.
Номер неправильно выданного чека.
Сумма испорченного чека
Причины случившегося.
Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.

К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов. Однако если чек был составлен на меньшую цену, то эту разницу пробить нужно.

Акт о возврате денег

Акт о возвращении денежных средств составляется в торговых точках для возвращения сумм потребителям по неправильно набранным чекам кассовыми аппаратами. В акте необходимо перечислять номера и суммы испорченных чеков. Оформляется акт в 1-м экземпляре участниками комиссии и совместно с испорченными чеками, приклеенными на бумажном листе, передаются в бухгалтерию. Приход по кассе уменьшается на величину, отображенную в акте и данные записываются в книгу кассира (форма № КМ-4). Подписывается документ участниками комиссии, завотделом, старшим кассиром, кассиром-оператором и начальником.