Лицевой счет работника по форме Т-54 – это документ, используемый для отражения информации о сотруднике, об отработанном им времени, а также о начислениях и удержаниях в каждом месяце календарного года. Бланк унифицированной формы Т-54 можно скачать в нашей статьи.
Ниже разберем порядок заполнения данного бланка, в конце статьи можно скачать образец заполнения лицевого счета Т-54.
Лицевой счет открывается на работника, как правило, при приеме его на работу. Унифицированная форма Т-54 применяется обычно на крупных предприятиях. Небольшие организации для целей начисления и расчета зарплаты используют расчетную ведомость Т51 () или расчетно-платежную ведомость Т-49, скачать образец которой можно по .
Оформление лицевого счета работника выполняется на основании таких документов, как табель рабочего времени (), наряды, путевые листы, больничные листы, различные приказы: на прием на работу, на отпуск, на увольнение.
Пример заполнения формы Т-54
Ведение лицевых счетов сотрудников по заработной плате обычно выполняет бухгалтер.
Бланк лицевого счета по заработной плате содержит титульную часть и большую таблицу из 49 граф.
Расчетный период – в поле «с» ставится дата приема на работу, если лицевой счет форма Т-54 заводится на уже работающего сотрудника, то начало любого года.
В таблице формы Т-54 содержится 49 граф, отражающих информацию обо всех этапах трудовой деятельности работника, отработанном времени в каждом месяце и соответствующих начислениях и удержаниях.
В первых восьми графах отражаются данные о приеме на работу, переводах, увольнении.
Для каждого из этих событий указывает номер и дата приказа, на основании которого выполняется данное событие, наименования должности работника и структурного подразделения, в котором он трудится, указываются условия труда, тарифная ставка и надбавки.
В графах 9-16 отражается информация обо всех предоставленных сотруднику отпусках, вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, без содержания, учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком) пишется в гр.9. Далее номер и дата приказа, на основании которого работник идет в отпуск, а также его продолжительность.
Если к работнику применяются какие-либо удержания, то нужно заполнить графы 17-21. Сюда вносятся удержания по исполнительным листам, приказам о взыскании, договорам займа и пр.
Если работнику положен какой-либо стандартный вычет (в связи с инвалидностью, на детей или по другой причине), то его сумма пишется в гр.22 бланка Т-54.
Вторая часть таблицы лицевого счета посвящена начислениям и удержаниям. Здесь для каждого календарного месяца заполняется отдельная строка. Месяц указывается цифрой «01», «02» и далее до «12».
На основании табеля учета рабочего времени, в котором отражаются явки и неявки работника в течение месяца, заполняются графы 24-27.
В графах 28-37 указываются все начисления в текущем месяце в адрес работника: по трудовому договору, по договору гражданско-правового характера, отпускные, больничные, дивиденды и прочие доходы.
Удержаниям посвящены графы 38-46. Сюда включаются выданные ранее авансы, НДФЛ и др.
Наличие задолженности за предыдущие месяцы за работником или за работодателем отражаются в графах 47, 48.
На основании заполненных граф 23-48 для каждого месяца считается итоговая сумма, которая должна быть выплачена работнику.
В качестве примера предлагаем посмотреть образец заполнения лицевого счета сотрудника форма Т-54 по ссылке ниже.
Любой труд должен быть оплачиваемым, поэтому, вполне логично, что трудящимся работникам начисляется регулярная заработная плата. Во избежание путаницы с начислением заработной платы был разработан ряд ведомостей, облегчающих и систематизирующих процесс. 06.04.2001г. Постановлением Госкомстата РФ № 26 была утверждена ведомость под кодировкой форма Т-54 – лицевой счет, заведенный на каждого отдельно взятого работника для отображения основных данных о произведенных начислениях с момента устройства на работу.
Лицевой счет необходим для систематизации данных по отдельно взятому работнику организации. По лицевому счету можно отследить все произведенные начисления, либо удержания в отношении определенного сотрудника. Кроме прочего, на основании лицевого счета в дальнейшем происходит формирование расчетно-платежной ведомости по , которая в свою очередь будет использована при расчете пенсии.
Именно поэтому срок хранения формы Т-54 составляет 75 лет. В связи с нарушением правил надлежащего хранения данной документации, на организацию, предприятие могут быть наложены штрафы на основании норм законодательства РФ.
Важно! В тех случаях, когда в организации нет штатного бухгалтера, и для составления отчетности привлекается сторонний специалист, за хранение документации отвечает руководитель предприятия.
Ведомость состоит из трех основных частей, в которых содержится следующая информация о лице, осуществляющем трудовую деятельность:
- Реквизиты, наименование организации, в которой трудится гражданин, на которого заведена форма Т-54, даты приема и увольнения лица в указанной организации;
- Личные идентификационные данные сотрудника и конкретизирующая информация, включая номера СНИЛСа, ИНН, семейное положение, количество детей, должность и квалификацию сотрудника;
- Сведения обо всех начисленных, выплаченных и удержанных суммах в отношении отдельного работника.
Обязательно ли вести
Форма Т-54 не является обязательной и не используется на мелких предприятиях и у ИП, которые, как правило, ограничиваются заведением личной карточки трудоустроенных лиц по форме с кодировкой Т-2 или иных ведомостей расчетного характера, таких как Т-49 или . Крупные организации, имеющие в штате большое количество сотрудников, чаще всего используют ведение лицевого счета работников по форме Т-54.
Код места жительства в форме Т-54
Именно в данной графе кроется загвоздка для большинства бухгалтеров. В данную строку вписывается код места жительства трудоустраиваемого гражданина, на которого заводится ведомость, в соответствии с классификатором. Все дело в том, что до недавнего времени в подобного рода документации требовалось указывать коды ОКАТО, но с 2015 года стало необходимо вписывать код ОКТМО, который заменил своего предшественника — адресный классификатор ОКАТО.
Найти требуемый код можно при помощи официального сайта налоговой инспекции, где имеется соответствующий раздел поиска. Для осуществления поиска необходимого кода места жительства определенного работника, бухгалтеру, заполняющему форму Т-54, необходимо зайти на сайт налоговой инспекции, выбрав раздел поиска ОКТМО, и ввести данные места проживания работника в следующем порядке:
- Сначала указать улицу;
- Следующим шагом указать населенный пункт;
- Затем город.
Как заполнять и образец
Первоначально бухгалтером заполняется титульная часть ведомости, куда вносится такая информация как полное название организации, соответствующее уставным документам, либо ФИО, если речь идет о работе у индивидуального предпринимателя. Следующим шагом заполняется строка наименования структурного подразделения, после чего в таблицу вносятся основные сведения о лице, осуществляющем трудовую деятельность. Бухгалтеру надлежит указать табельный номер гражданина из его личной карточки в организации, указать категорию персонала для данного сотрудника, вписать номера ИНН и СНИЛСа в отведенные для этого графы.
Далее, в той же строке, в следующих столбцах, бухгалтером заполняются такие данные, как код ОКТМО, состояние в браке, количество детей при их наличии. В самый первый столбик данной строки вносится порядковый номер документа, в последние – дата приема на работу и дата увольнения, если таковое имело место.
Как заполняются пронумерованные графы
Основная часть ведомости содержит графы в количестве 50 штук, разделенные на несколько основных частей. В первую часть вносятся основные сведения о приеме на работу:
- В графы 1-2 вносится номер и дата приказа о принятии на работу гражданина;
- В столбцы 3-6 заносится информация, в какое структурное подразделение организации и на какую должность был принят гражданин, с указанием условий труда, квалификации работника и тарифной ставки или оклада;
- В графах 8-9 указывается информация о суммах доплат и надбавок;
- Вторая часть таблицы включает в себя графы с 10 по 17. В данный отрезок таблицы заносится информация об использованных отпусках, включающая в себя виды отпусков, количество дней, даты вынесения и номера соответствующих приказов;
- В следующую часть ведомости, включающую графы с 18 по 22, заносятся сведения о произведенных взносах и удержаниях, а в строку под номером 23 вписываются данные о суммах стандартных налоговых вычетов;
- В 24 строке указываются месяцы, на протяжении которых работником осуществлялась трудовая деятельность;
- Следующая часть, состоящая из столбцов 25-28, содержит информацию об отработанном времени;
- Графы 29-38 предназначены для внесения сведений о произведенных начислениях с учетом периодов временной нетрудоспособности;
- В столбиках таблицы под номерами 39-47 указывается информация о денежных средствах, которые были удержаны, либо зачтены в виде аванса;
- Строки 48-49 предназначены для указания сумм задолженности, числящейся либо за самой организацией по отношению к сотруднику, либо за сотрудником по отношению к организации;
- В графу 50 заносится итоговая сумма, подлежащая к оплате.
Заполненная форма Т-54 заверяется подписью с расшифровкой к ней лица, ответственного за ведение ведомостей, с проставлением текущей даты.
Унифицированная форма Т-54 консолидирует данные по каждому работнику. Форма относится к категории необязательных для ведения документов, в основном она используется в крупных организациях для применения в последующем заполнении статистической отчетности.
Унифицированная форма Т-54 составляется на каждого работника организации за каждый год.
Даты, определяющие расчетный период в документе, высчитываются следующим образом. Если сотрудник проработал весь отчетный год, то расчетный период начинается с 1 января отчетного года и заканчивается, соответственно, 31 декабря. Если сотрудник только устроился на работу в отчетном году, то дата начала периода будет определяться датой трудоустройства. Если работник уволился в отчетном году, дата конца периода будет соответствовать дате прекращения трудовых отношений.
С 1 января 2013 года заполнять форму стало необязательно, как и многие другие унифицированные документы, утвержденные Госкомстатом России. Малые предприятия обычно не используют Т-54, обходясь формами Т-2, Т-49, Т-51. Рассматриваемая форма Т-54 собирает воедино сведения по личным карточкам сотрудников и расчетно-ведомостным документам.
Образец формы Т-54 доступен для скачивания ниже:
Что должно быть отражено в форме Т-54
Унифицированная форма Т-54 содержит годовые данные по основаниям для оплаты труда, удержаний, начислений за месяц.
Заголовок формы отражает информацию об организации-работодателе (название, ОКПО, подразделение) и о самом работнике (например, СНИЛС, ИНН, категория персонала, количество детей).
Таблица в документе состоит из 2 частей. 1-я часть представлена данными, на основании которых рассчитывается месячная оплата труда работника:
- приказы о приеме и увольнении, оговоренный оклад, бонусы, надбавки;
- приказы на предоставление отпусков с фиксацией условий их использования;
- документы - основания для удержаний с выплаты;
- документы - основания для льгот.
Что касается 2-го раздела табличной части, здесь можно найти непосредственно само начисление заработной платы за месяц с учетом удержаний и льгот, перечень выплачиваемых премий, отпускных выплат, подоходного налога, пособий по больничному листу.
Бланк лицевой счёт работника по форме Т-54
Лицевой счёт (форма Т-54) – документ, содержащий исчерпывающие данные о сотруднике организации, его рабочем времени, а также о всех видах начислений и удержаний в отношении заработной платы.
К начислениям, помимо оплаты труда, относятся премии, материальные подарки и прочие социальные выплаты. В качестве удержаний подразумевается: , взыскания по исполнительным листам, задолженность перед организацией и др.
Лицевой счёт открывается бухгалтером при приёме на работу сотрудника. Но рассматриваемая форма Т-54 используется, как правило, на больших предприятиях. Меньшие по масштабу организации обходятся бланками или Т-51.
Форма Т-49 – расчётно-платёжная ведомость, это универсальный документ, с помощью которого оформляется и расчёт, и выплата заработной платы. Если же используется (расчётная ведомость), то вместе с ней составляется и платёжная ведомость по форме Т-53.
Заполнение формы Т-54
Титульная часть: наименование организации и структурного подразделения; код по ОКПО (указан в уведомлении из Росстата), дата открытия лицевого счёта.
Графы 1-8. Данные о приёме на работу, переводах, увольнении. Указывается должность, тарифная ставка, надбавки, условия труда, место работы, а также номера и даты приказов, которые свидетельствуют о любом изменении положения сотрудника в организации.
Графы 9-16. Отражаются сведения обо всех отпусках сотрудника (длительность, номер и дата приказа).
Графы 17-21. Указываются сведения о различных удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.)
Графа 22. Фиксируется сумма налоговых вычетов (при наличии). Например, стандартный вычет на детей.
Графа 23. Вписывается порядковый номер месяца в формате 01, 02, 03 и т.д.
Графы 24-27. Указываются все отработанные работником дни (часы) по каждому месяцу. Сведения берутся из табеля учёта рабочего времени.
Графы 28-37. Отражаются все виды начислений по каждому месяцу: оплата труда согласно тарифной ставке, премии, больничные, отпускные и др.
Графы 38-46. Фиксируются различные удержания в отношении сотрудника: НДФЛ, алименты, авансы и др.
Графа 47. Имеется ли задолженность за организацией перед работником.
Графа 48. Задолженность работника перед организацией (при наличии).
Графа 49. Итоговая сумма, которую получит работник. Вычисляется на основе данных с 23 по 48 графу.