Для учета времени отработанного сотрудником в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом.

Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч.

Правила и образец заполнения табеля учета рабочего времени

4 ст. 91 ТК РФ).

Должен быть отдельный код

• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени Скачать бланк можно здесь В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421, воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года за номером 1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

Обозначения и коды в

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. 1. В каких случаях ставится код НН? Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
2.

Обозначение отпуска в табеле учета рабочего времени

Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные? Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет - ставьте цифры. 6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения? Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н Скачать Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту. 7.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году

• Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
• Как обозначить отпуск за свой счет в табеле
• Обозначение отпуска в табеле учета рабочего времени
• Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году
• Отпуск за свой счет в табеле учета рабочего времени обозначение
• Страница не найдена
• Ведение табеля учета рабочего времени: практическое руководство

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени Внимание В таком случае в табеле отражается время, отработанное по каждой должности. Как в табеле учета рабочего времени отмечается командировка На сотрудника, находящегося в командировке, фиксируются дни в командировке, но не ведется отдельный табель учета рабочего времени.Дни, проведенные сотрудником в командировке, отмечаются буквенным кодом «К» или же цифрами «06».

Страница не найдена

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО). 4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске? Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Онлайн журнал для бухгалтера

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка? Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий - это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда. В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

Тем не менее, поскольку ТК РФ не допускает дискриминации работников (ст. 3 ТК РФ), полагаем, что при составлении графиков работы требования части четвертой ст. 103 ТК о сроках ознакомления работников с графиком сменности распространяются и на сотрудников, работающих по «скользящему» графику.При этом в приведенной ситуации необходимо прежде всего учитывать, что при установлении режима работы закон обязывает определить в правилах внутреннего трудового распорядка (а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - в трудовом договоре) продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней (ст.ст. 57, 100, 189 ТК РФ).Как прямо следует из части первой ст.
Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем. Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника. Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10). Отражение прочих отпусков: учебного и без сохранения заработной платы В положениях ст.

• Темы:
• Табель учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени осуществляются с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляется во внутренних нормативных актах предприятия. Из этой статьи вы узнаете:

• как использовать буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени;
• какие условные обозначения в табеле учета рабочего времени применяются.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

1. Скачать бланк Т-13
2. Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.

Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

• В – выходной;
• Я – явка (рабочий день);
• ОТ – отпуск;
• К – командировка;
• Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор».

Табель учета рабочего времени. Форма Т-12, форма Т-13

Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Обозначение времени в Табеле при работе в отпуске по уходу за ребенком при типовой схеме регистрации данных

Рассмотрим на примере.

При выходе сотрудницы на работу на условиях неполного рабочего времени необходимо на основании документа Отпуск по уходу за ребенком (Зарплата – Отпуска по уходу за ребенком – Отпуск по уходу за ребенком) создать документ Изменение условия отпуска по уходу за ребенком (Зарплата – Отпуска по уходу за ребенком - Изменение условия отпуска по уходу за ребенком). В нем следует в реквизите Изменить оплату с указать дату выхода на работу на условиях неполного рабочего времени – 14.02.2017 :

На вкладке Начисления установить флажки Изменить применение плановых начислений и Применять плановые начисления :

В графике работы, назначаемом сотруднице, необходимо установить флажок Неполное рабочее время , а переключатель Вид неполного рабочего времени в положение - Неполный рабочий день .

Как обозначить отпуск за свой счет в табеле

В качестве графика, по которому считается норма, выбрать график пятидневки. В нашем примере созданный график неполного рабочего времени называется График 20 часов (по 4 часа) :

Для того, чтобы перевести сотрудницу на график неполного рабочего времени следует ввести документ Изменение графика работы списком (Кадры – Приемы на работу, переводы, увольнения - Изменение графика работы списком) или документ Кадровый перевод . В документе Кадровый перевод необходимо установить флажок Перевести на другой график и выбрать созданный график неполного рабочего времени - График 20 часов (по 4 часа) :

В этом случае время нахождения только в отпуске по уходу за ребенком с 1 по 13 февраля в Табеле учета рабочего времени будет обозначено как «ОЖ », а с 14 февраля работа на условиях неполного рабочего времени - буквенным кодом «Я »:

Дело в том, что некоторые отметки в Табеле учета рабочего времени исключают друг друга. В частности, это касается случая нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет и работы на условиях неполного рабочего времени. Пожелание о том, чтобы в этом случае время в табеле обозначалось как «Я/ОЖ» разработчиками записано.

Обозначение времени в Табеле при работе в отпуске по уходу за ребенком при изменении схемы регистрации данных

В текущих же релизах можно поступить следующим образом.

Отгул в табеле

Несмотря на то, что такой термин, как «отгул» до сих пор широко применяется в трудовых правоотношениях, данное понятие абсолютно никак не закреплено на законодательном уровне. Именно отсюда вытекают и многочисленные споры между кадровыми работниками, у каждого из которых разное мнение по поводу порядка оформления отгула в табеле учета рабочего времени.

Между тем, предоставление отгулов является важной частью практически любого вида трудовой деятельности. Даже самым ответственным сотрудникам иногда срочно требуется один либо несколько выходных дней для решения важных вопросов, никак не связанных с их профессиональной деятельностью. Именно поэтому к процедуре оформления и фиксирования отгулов нужно подходить максимально ответственно.

Кто может претендовать на получение отгула?

Понятие «отгула» включает в себя предоставление дополнительного выходного дня, который не входит в регулярный оплачиваемый отпуск. Согласно действующим законодательным нормам, на получение отгула могут законно претендовать следующие лица:

• работники, которые были привлечены к выполнению своих профессиональных обязанностей в выходные дни либо в официальные государственные праздники;
• сотрудники, работающие в сверхурочном режиме, при условии, что факт сверхурочной работы был зафиксирован надлежащим образом - в соответствующем приказе либо в ином внутреннем документе организации;
• работники, которые потратили один из своих законных выходных на прохождение регулярного и обязательного медицинского осмотра;
• доноры, добровольно сдавшие кровь и прошедшие необходимые медицинские процедуры.

Именно вышеописанные виды ситуаций являются основаниями для обязательного предоставления отгула по требованию сотрудника. Отказ работодателя в таком случае будет абсолютно неправомерным. В данной ситуации работнику, чьи права были нарушены, необходимо как можно скорее обращаться в соответствующую инстанцию, например, в инспекцию по труду либо в судебное учреждение.

Правила документального фиксирования факта предоставления отгула

Как показывает существующая практика, на огромном количестве предприятий до сих пор не принято документально фиксировать такие важные изменения в режиме рабочего времени, как отгулы сотрудников. В лучшем случае данный факт запоминается самим руководителем после беседы с подчиненным. Очень редко такие сведения заносятся в соответствующую документацию, например, в журнал учета рабочего времени либо в иные внутренние бумаги.

Результатом такого халатного отношения является неполное отражение важных изменений, регулярно происходящих в организации. В таком случае следует помнить, что руководство предприятия берет на себя достаточно серьезную ответственность. Ведь если возникнет непредвиденная ситуация либо несчастный случай с сотрудником, доказать факт его отсутствия на рабочем месте будет очень проблематично, так как это отсутствие нигде не было отражено.

Такое игнорирование действующего порядка документального фиксирования отгулов нередко чревато негативными последствиями и для самих сотрудников. Например, если произойдет хищение ценностей, и все обвинения будут предъявлены определенному работнику, будет очень сложно доказать факт его отсутствия на работе.

Именно поэтому абсолютно любой случай предоставления отгула должен быть надлежащим образом зафиксирован в соответствии с порядком делопроизводства, действующим в конкретной организации.

Как уже было сказано, одним из оснований для последующего получения отгула является ранняя переработка. Дополнительное время работы также оформляется в документальном порядке, с указанием соответствующих условий оплаты. По согласованию сторон, дополнительная плата может быть заменена на предоставление отгула работнику, в любой день, по его собственному усмотрению.

Следует также помнить, что руководитель может привлечь сотрудников к дополнительной работе только с учетом их письменного согласия. Для этого составляется соответствующий приказ, с содержанием которого должен быть своевременно ознакомлен абсолютно каждый специалист. На данном этапе каждый работник может дать официальный отказ от переработки. При этом работодатель не может никак наказать его за нежелание работать дополнительно.

Последующее начисление заработной платы, как за обычную работу, так и за переработку, осуществляется на основании главного документа - табеля учета рабочего времени.

Порядок оплаты отгула

В большинстве ситуаций каждый работник имеет право сам выбрать порядок предоставления заслуженной компенсации за переработанное время. Кто-то предпочитает получить оплату такого дня в повышенном размере, в то время как другие желают оформить себе один день отгула. Единственным важным нюансом будет выступать тот факт, что конкретный способ компенсирования должен быть оговорен сторонами заранее, после составления соответствующего приказа.

Исключениями при этом будут являться донорские дни. Они могут быть оплачены исключительно в одинарном размере, но с предоставлением обязательного дня отдыха после сдачи крови. В качестве документальных подтверждений факта необходимости предоставления отгула можно использовать справки из медицинского учреждения, которые свидетельствуют о том, что гражданин действительно являлся добровольным донором в определенный день.

В том случае, если сотрудник увольняется, а у него имеются неиспользованные дни отгула, руководство обязательно должно позаботиться о том, чтобы он взял их, либо назначить соответствующее денежное компенсирование.

Действующие формы Т-12 и Т-13 и порядок внесения в них сведений

Еще в начале 2000 годов были разработаны и утверждены специальные унифицированные формы Т-12 и Т-13, которые до сих пор вполне успешно применяются в современной практике.

Форма Т-12 представляет собой разработанный документ для внесения туда данных вместе с возможностью параллельного расчета заработной платы в организации.

Форма Т-13 имеет несколько иное назначение. Она была создана специально для применения на предприятиях, в которых установлена автоматизированная система контроля присутствия сотрудников на своих рабочих местах.

Во время заполнения вышеуказанных форм могут быть использованы следующие кодировки и названия:

1. «Я» или «01» — применяется для обозначения общей продолжительности одной рабочей смены в конкретной организации.
2. «С» или «04» — используется в том случае, если имела место работа в сверхурочном режиме. Помимо самого указания на данную работу, в форму также вносятся и сведения о точном количестве переработанного времени.

   Табель учета рабочего времени: форма, образец, бланк

   Именно на основании этих данных в дальнейшем сотрудники бухгалтерии производят необходимые расчеты заработной платы.

3. «РВ» или «03» — предполагает фиксирование факта работы в выходной день либо в официальный государственный праздник.
4. «НВ» или «28» — предполагает отметку о предоставлении выходных дней, которые не оплачиваются работнику.

Как правило, обязанность по верному и грамотному заполнению табеля учета рабочего времени ложится на специалиста по кадрам либо на секретаря организации. Именно на основании данного документа в дальнейшем составляются различные внутренние приказы компании.

Рассмотрим соответствующий пример:

Инженер А.И. Андреев был вызван на работу в свой выходной день в связи со сбоем оборудования. В результате исполнения профессиональных обязанностей в субботу, ему в последующем была выплачена заработная плата за данный день в двойном размере. При этом А.И. Андреев сам выбирал порядок компенсирования: между повышением оплаты за один рабочий день и предоставлением последующего отгула.

Как видно из всего вышесказанного, оформление всех необходимых документов для фиксирования предоставленного отгула является не такой уж сложной процедурой. Зато именно она позволяет действительно оформить выходной день сотрудника правильно, в соответствии с действующими требованиями и трудовыми нормами.

Помимо этого, правильно оформленный табель учета рабочего времени является одним из главных критериев успешного функционирования любой организации. Именно этот документ позволяет защитить права и законные интересы обеих сторон - как работодателя, так и самого сотрудника.

В целях учета рабочего времени организации и индивидуальные предприниматели ведут табель рабочего времени. Как внести праздничные дни в табель? Отпуск работника пришелся в аккурат на федеральный праздник. Ответим на этот и другие вопросы в статье.

Рабочее время должно учитываться

Для учета времени отработанного сотрудником в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации.

Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

• табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
• табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Должен быть отдельный код

Чтобы обозначить праздничные дни во время отпуска в табеле учета рабочего времени, применяется буквенный код «В» или цифровой «26», используемый для выходных дней (еженедельного отпуска) и нерабочих праздничных дней. Для обозначения всех остальных дней отпуска нужно использовать буквенный код «ОТ» или соответствующий ему цифровой код «09».

Отметим, что выходные дни во время отпуска в табеле также отмечаются кодом «ОТ» или кодом «09» (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1).

Объясняется такой порядок тем, что праздничные дни, перечисленные в статье 112 Трудового кодекса, исключаются из ежегодного оплачиваемого отпуска («Праздники 2018 года»).

Также исключаются из отпускного периода праздники, установленные законодательством субъектов РФ (ч. 1 ст. 6 ТК РФ, постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.2011 №20-ПВ11). Таким образом, праздничные дни во время отпуска в табеле отмечаются не так как все остальные в целях их исключения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вам понадобится

• - заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет.

Инструкция

Попросите сотрудницу, находящуюся в отпуске по беременности и родам, написать заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Позвоните ей по телефону накануне окончания ее отпуска по беременности и родам, так как она может забыть об этом. Расскажите, как нужно заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Для этого в нем необходимо указать дату начала отпуска, дату рождения ребенка и продолжительность отпуска.

Выясните у сотрудницы, сколько времени она будет находиться дома с ребенком - полтора или три года. Пусть она укажет в заявлении, что отпуск ей необходим до достижения ребенком возраста полутора или трех лет. Посчитайте вместе с ней, какого числа исполнится этот возраст - это и будет дата окончания отпуска. Объясните сотруднице, что на работу ей нужно выходить на следующий день после указанной даты.

Оформите о предоставлении отпуска по уходу за ребенком на основании заявления, написанного сотрудницей, проставив даты его начала и окончания. Отмечайте ежемесячно в табеле учета рабочего времени формы №Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком вашей сотрудницы с даты начала отпуска по дату его окончания условным обозначением ОЖ или цифровым кодом 15, независимо от того, на какой период он предоставлен - до достижения ребенком возраста полтора или три года.

Обратите внимание

В трудовом законодательстве нет разделения отпуска по уходу за ребенком на периоды до полутора лет и от полутора до трех лет. Однако такое условное разделение необходимо для целей выплаты государственных пособий. Поэтому выбранный период продолжительности отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет требуется указывать в заявлении о предоставлении такого отпуска.

Источники:

• Оформляем отпуск по уходу за ребенком
• Как отражать в табеле использование рабочего времени

Совет 2: Как в табеле обозначается отпуск без сохранения заработной платы

Во время выполнения своих трудовых функций, когда у работника возникает необходимость сделать перерыв в работе, чтобы решить свои житейские проблемы, речь заходит от отпуске без сохранения заработной платы. В зависимости от целевого назначения все отпуска за свой счет классифицируются и учитываются в графике рабочего времени в срезе их видов.

При учете рабочего времени в табеле (сокращенно табель УРВ) содержатся сведения по каждому работнику относительно всех периодов его трудовой деятельности. Отражению подлежат факты присутствия и отсутствия на рабочем месте, как с сохранением заработка, так и неоплачиваемые. Формат учетного документа, равно как и порядок его оформления, регламентируется работодателем с учетом общепринятых стандартов кодировки вносимых в него данных.

Кадровые службы бюджетных учреждений работают с табелем (ф. 0504421 по Общероссийскому классификатору документации), которому соответствует справочник буквенной кодировки.

На предприятиях коммерческого сектора экономики табелирование ведется в одном из вариантов:

• на бланках унифицированного вида Т-12 или Т-13, предназначенных для ручного заполнения или автоматизированного учета соответственно;
• ​в собственной форме регистра, принятого в организации в качестве ПУД. Табель разрабатывается на основе типового бланка, приведенного в Приказе МФ № 52, с учетом отраслевых и внутренних нормативов. При этом выбирается один из дух типов кодировки данных: буквенный (в виде одной прописной буквы или двубуквенной аббревиатуры) либо соответствующее буквенному цифровое обозначение.

При оформлении табеля УРВ на практике встречается вариативность в символике, применяемой для кодировки отпуска без сохранения заработной платы. Все зависит от причин, по которым работник берет дни за свой счет, да и называется этот вид отпуска по-разному. Например, в разговорном обиходе употребляются термины «без содержания» или «б/с». Они некорректны, поскольку речь идет не о фривольном лишении человека выплачиваемых ему средств, а об отсутствии у него трудового заработка в связи с неисполнением своих должностных обязанностей по определенным, весьма объективным причинам.

Учитывая многообразие формулировок распорядительного документа, который служит основанием для заполнения табеля, принято использовать определенную классификацию отпусков без сохранения заработка. Она состоит из двух основных шифров, двух дополнительных кодировок и нескольких частных случаев обозначения неоплачиваемых периодов.

Коды табелирования неоплачивамого отпуска

Работник, обратившийся к нанимателю с заявлением на отпуск за свой счет, может получить его по двум основаниям, предусмотренным трудовым законодательством.

1. Отпуск, продолжительность которого определяется возникшими семейными обстоятельствами (бракосочетание, рождение ребенка, утрата близкого родственника) администрация предоставить работнику обязана. Работодатель не вправе отказать в отдыхе за свой счет и льготным категориям работающих (инвалиды, участники боевых действий, ликвидаторы последствий на ЧАЭС, родители детей с инвалидностью и др.). Так как временные рамки этих видов отпуска определены законодательно, право на их использование предполагает документальное подтверждение со стороны заявителя. Табелирование «отпуска по законодательству» ведется с указанием буквенной аббревиатуры «ОЗ» или цифры 17.
2. Отпуск, который предоставляется на усмотрение руководства. Его называют административным или «по согласованию с работодателем», поскольку окончательное решение о том, когда и на сколько времени работник может отлучиться с работы по неотложным личным делам, принимает наниматель. Невыход на работу с разрешения работодателя, который чаще всего мы называем расхожим «б/с», обозначается «ДО» (численный код 16).

При учете дополнительных неоплачиваемых отпусков они отмечаются в табеле своими кодами:

1. Шифр для учебного отпуска «УД» (13) вносится в табель, когда дни за свой счет берет абитуриент или дипломник. Основание для оформления «дополнительного отпуска в связи с обучением» - положения статьей 173 и 174 Трудового кодекса.
2. Некоторые категории работников имеют право на дополнительный отдых за свой счет по ФЗ, коллективному соглашению или иному ЛНА. Неоплачиваемый отдых установленной продолжительности, который носит характер дополнительного отпуска, предоставляется ежегодно лицам, имеющим государственные награды и звания, добровольным пожарным, женщинам с двумя детьми и т.д. При табелировании такие дни имеют метку «БД» (18).

Символьным кодом, проставленным по любому из приведенных оснований невыхода на работу, отмечаются все дни календарного периода, который положен работнику по приказу (как рабочие, так и общевыходные). Совпавшие с периодом отпуска за свой счет праздники или дни временной нетрудоспособности регламент неоплачиваемого отпуска не затрагивают. Такие дни влияют только на продолжительность и сроки ежегодного оплачиваемого отдыха.

Учет отдельных неоплачиваемых периодов

Особый порядок учета предусмотрен для следующих случаев отсутствия на работе без оплаты:

• когда по согласованию с администрацией работник заменяет оплату за работу вне пределов своего рабочего графика дополнительно взятыми выходными днями. По отгулам, оформленным в соответствии со 152-й статьей Трудового кодекса, ставится символ «НВ» (38);
• если работнику предоставляются дни без начисления оплаты вынужденно - он отстранен или не допущен к труду по основаниям, указанным в ст. 76 ТК РФ. Например, не пройден обязательный медосмотр или обучение по охране труда, человек появился на рабочем месте в нетрезвом виде, обнаружилось, что у охранника просрочена лицензия на оружие, и так далее. Невыход на работу, произошедший по вине работника, имеет код «НБ» (35).

Таким образом, указанные в табеле символьные значения должны достоверно отражать факт освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей без сохранения за ним зарплаты.

Правильное проставление меток и суммированный учет календарных дней неоплачиваемого отпуска имеют значение и для работодателя, и для работника: при расчете среднедневного заработка и определении права на ежегодный оплачиваемый отпуск; при исчислении страхового стажа в системе пенсионного и социального страхования.

За неверно указанным в табеле кодом стоят штрафные санкции со стороны Государственных инспекций труда в отношении организации в целом, её руководителя и лица, ответственного за кадровый учет.

Источники:

• Отпуск за свой счет

Т-12 табель учета рабочего времени - бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где скачать бланк табеля учета рабочего времени и какова специфика его практического применения, расскажем в статье.

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Итоги

Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.

Трудовое законодательство жестко нормирует рабочие нагрузки наемных лиц, а каждый отработанный час обязан быть оплачен работодателем в соответствии с оговоренными нормами и расценками.

Чтобы обеспечить индивидуальный подход и не упустить из вида ни один отработанный день, наниматели обязаны вести табель учета рабочего времени.

Табель содержит сведения не только об отработанных периодах, но и о , взятых оплачиваемых или неоплачиваемых отпусках, отгулах, прогулах и иного. А вносить эти сведения необходимо в строго установленном порядке.

Статья 91 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателей вести индивидуальный учет рабочего времени. Для этого разработаны специальные бланки, которые позволяют учитывать работу каждого отдельного сотрудника. Эти бланки называются табелями и заполняются в строгом соответствии с установленными требованиями. В них вносятся сведения ежедневно по факту фиксации событий. Причем отметки делаются не только в те дни, когда работник фактически исполняет свои , но и тогда когда его нет на рабочем месте по различным причинам.

Табель учета требуется для работы:

1. Бухгалтерам организаций для начисления заработной платы или начисления иных выплат.
2. Налоговым служащим. Этот бланк позволяет проверить правильность начислений по заработной плате, а соответственно и рассчитать налоговые отчисления в бюджет. Налоговики сверяют предоставленные им данные с реальной ситуацией на предприятии и упреждают неправильность начислений. При обнаружении нестыковок нанимателю грозит штраф.
3. Сотрудники фонда социального страхования отслеживают правильность начислений по больничным листам, ведь компенсации выплачиваются из средств ФСС.
4. Представители трудовой инспекции также могут проверить документ. Их целью является защита прав наемных лиц, в части привлечения к сверхурочным работам.

Данные об отработанном времени запрашиваются и органами статистики. На их основе составляются отчеты.

Какие данные фиксируются в табеле?

Табели ведутся на предприятиях на специализированных бланках. Работодатели вполне могут воспользоваться уже разработанными формами, которые представлены в двух вариантах:

• Т-12 – позволяет не только отражать сведения о выходах и невыходах, но и производить расчет оплаты проделанной работы.
• Т-13 – дает возможность заполнения в автоматическом режиме, при наличии автоматизированных проходных или иным цифровым способом.

К тому же нанимателям позволяется разрабатывать собственные формы, но при этом учитывая обязательные требования к оформлению.

Любая форма бланка должна фиксировать такие данные:

1. Порядковый номер, под которым записывается наемное лицо.
2. Фамилия, имя и отчество работника в полной форме.
3. Должность.
4. Табельный номер.
5. Отметки о явках или неявках по датам. Каждая дата делится на две ячейки – в одной отмечается сам факт работы или отсутствия, а во второй проставляется количество часов, если такая уточняющая информация необходима.

Бланк всегда начинается первого числа каждого месяца, а закрывается в последний его день. Заполнение ячеек производится исключительно по факту, то есть непосредственно в день работы.

Кроме рабочих и , в табеле отражаются и все иные моменты, каждый из которых имеет свой собственный буквенный код. Общепринятые коды позволяют легко читать документ любому человеку, владеющему данной информацией. Теоретически в трудовых отношениях между нанимателем и работником могут возникать ситуации, которые не вписываются в установленные критерии. В этих случаях разрешается разрабатывать свои буквенные коды, для внесения соответствующих данных.

Буквенные и цифровые коды, отражающие актуальную информацию о работнике:

1. Я-01 – работа в дневное время суток.
2. Н-02 – работа ночью.
3. РВ-03 – .
4. С-04 – сверхурочный труд.
5. ВМ-05 – вахта.
6. К-06 – командировочные дни.
7. ПК-07 – обучение по профессии, для повышения квалификации без выполнения своих трудовых обязанностей. Используется для тех, кто учится в том же городе, не уезжая в другую местность.
8. ПМ-08 – обучение, которое производится в другом населенном пункте.
9. УВ-12 – отражает сокращенную работу, обусловленную необходимостью сотрудника параллельно получать образование, при частичной оплате потраченного на учебу времени.
10. Б-19 – позволяет отметить больничный, который оплачивается в соответствии со страховыми нормами.
11. Т-20 – обозначает больничный в табеле, который не будет оплачен.
12. ЛЧ-21 – сокращенный рабочий день, имеющие законодательные обоснования.
13. ПВ-22 – вынужденный прогул. Отметка ставится только после того, как будет вынесено соответствующее решение вышестоящими органами.
14. Г-23 – отсутствие по причине исполнения государственных обязанностей.
15. ПР-24 – так отмечается прогул в табеле, который не имеет уважительного обоснования. Прогул в табеле учета рабочего времени ставится по факту отсутствия, а впоследствии, как будет выяснено прогуливал работник или нет подтверждается или заменяется на иные коды.
16. НС-25 – неполная смена, сокращенная по желанию нанимателя.
17. В-26 – выходные или праздники.
18. ОВ-27 – дополнительные оплачиваемые выходные.
19. НВ-28 – неоплачиваемые дополнительные дни отдыха.
20. ЗБ-29 – забастовки.
21. НН-30 – отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам.
22. РП-31 – .
23. НП-32 – простой по независящим от сторон трудового договора причинам.
24. ВП-33 – простой по вине работника.
25. НО-34 – отстранения от труда с выплатой компенсации.
26. НБ-35 – отстранение от работы без оплаты.
27. НЗ-36 – невыполнение рабочих обязанностей по причине задержки работодателем выплат по заработной плате.

Также в бланке отмечается время отпусков, для каждого периода отдыха есть свои обозначения, которые вносятся в соответствии с требованиями ТК.

Отражение отпусков в табеле

Определится, как в табеле обозначается , поможет все та же таблица кодов. Но перед тем как ее воспользоваться, следует уточнить о каком виде отдыха в данный момент идет речь.

В трудовом законодательстве существуют следующие виды отпускных периодов:

1. Ежегодный основной оплачиваемый.
2. Дополнительный оплачиваемый.
3. Отдых, выделенный на получение образования, с оплатой по среднему.
4. Время, выделенное на обучение без сохранения заработной платы.
5. По .
6. По уходу за ребенком до достижения им трех лет.
7. Дни, взятые за свой счет, без сохранения зарплаты.
8. Дополнительные дни отдыха без оплаты.

Примечательно, что ставить кодовые обозначения при наличии оформленного отдыха следует не только в рабочие смены, но и в выходные дни и даже в праздники.

Основной и дополнительный отпуск

Оплачиваемые отпуска предоставляются ежегодно каждому наемному лицу. Эта норма закреплена в Трудовом кодексе и игнорировать данное требование работодатель не вправе. Ежегодные отпуска делятся на основной и дополнительный. Основные 28 суток получают все, а вот дополнительные дни даются только определенным категориям. И тот и другой отрезок времени оплачивается нанимателем по среднедневному показателю дохода работника, уходящего на отдых.

Эти периоды обозначаются (буквенный и цифровой код):

• ОТ-09 – для основного оплачиваемого отдыха.
• ОД-10 – для дополнительных оплачиваемых дней.

Шифры могут меняться, если работник был отозван с отдыха по производственной необходимости или открыл больничный в данный момент.

Отпуска без сохранения заработной платы

Кроме ежегодно выдаваемых оплачиваемых дней для восстановления здоровья и отдыха, работающие люди имеют право брать время для решения каких-то насущных бытовых проблем, которые возникают в течение года.

Обычно таким правом пользуются в том, случае если день нужно оформить срочно. Такие отпускные периоды отличаются сравнительной непродолжительностью.

Дни за свой счет помечаются так:

1. ДО-16 – если дни были выданы по предварительному согласованию с нанимателем.
2. ОЗ-17 – если оформление произведено на основании обязательности, установленной по трудовым законодательным нормам.

В этот же блок можно отнести и , который предоставляется особым группам работников, но не предусматривает оплаты по среднему.

Прочие отпуска

Трудовое законодательство также обязывает нанимателей стимулировать работников к обучению и повышению собственного образования и выдавать им отпуска для посещения сессий и сдачи экзаменов. Оплачиваемые учебные периоды будут отмечены буквами У и шифром 11. Неоплачиваемые учебные процессы отмечаются кодом УД или шифром 13.

Отпуск по беременности и родам хоть и является фактически больничным листком, но отмечается иным способом.

В табеле проставляется буква Р и шифр 14, что позволяет говорить о выплате пособия за данный отрезок. Время с рождения и до трех лет обозначается как ОЖ или 15. Хотя трехлетний период делится на оплачиваемые и неоплачиваемые периоды, но разделения в бланке для этого не предусмотрены.

Вам это будет интересно

Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля .

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:

Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным . Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.

Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:

• сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
• фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.

Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.

Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.

Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.

Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:

1. Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
2. Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.

К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.

При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:

• все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
• документ оформляется в единственном экземпляре;
• если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
• открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
• закрывается табель в последний день отчетного месяца;
• для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
• в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
• каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
• заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
• при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.

Правила расстановки условных обозначений

Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.

К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:

До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом , чтобы можно было легко сделать исправления.

Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки . Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.

Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К» , другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В» .

Оба утверждения имеют право на жизнь. Для того чтобы не было разночтения при обработке данных табельного учета все эти моменты должны быть прописаны в приказе по отделу кадров.

Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.

При отметке очередного или дополнительного отпуска в табеле необходимо проставить праздничные и выходные дни.

Если в течение месяца произошло увольнение сотрудника, то после конечной даты его работы проставляются прочерки.

Каждый символ в табеле несет определенный смысл. По итоговым показателям рассчитывается заработная плата, анализируется качество использования рабочего времени, составляются отчеты в органы статистики.

Пример заполненного табеля:

Расшифровка самых распространенных

Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.

Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:

Цифровой шифр	Буквенный шифр	Значение	Примечание
01	Я	Явка в дневное время	Используется для обозначения фактического присутствия работника
02	Н	Явка в ночное время	Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра
03	РВ	Явка в праздничное время	Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утвержденному графику, являются праздничными
04	С	Сверхурочные часы	При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом
06	К	Период командировки	Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации
09	ОТ	Период отпуска	Указывается время нахождения сотрудника отпуске
10	ОД	Период дополнительного отпуска	Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством
14	Р	Время пребывания в отпуске по беременности и родам	При наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период
15	ОЖ	Время декретного отпуска	Проставляется женщинам изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребенком до трех лет
18	ДБ	Период отпуска за свой счет	Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы
19	Б	Период болезни	Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа
20	Т	Время нетрудоспособности без оплаты	Факт болезни подтвержден справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного
26	В	Дни выходных или праздников	Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает
30	НН	Не явка на рабочее место без объяснения причины	Обычно временное обозначение, когда непонятна причина не явки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться

Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.

Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:

Редко используемые

Некоторые цифровые или буквенные символы используются крайне редко. Квалифицированный учетчик, должен в них четко ориентироваться и знать, в каких случаях использовать:

Цифровой шифр	Буквенный шифр	Значение	Примечание
05	ВМ	Вахта	Фиксируется время пребывания работника на вахте
07	ПК	Курсы, в месте работы
08	ПМ	Курсы, в другой местности
11	У	Период учебного отпуска с сохранением заработной платы	Отмечается время нахождения сотрудника в дополнительном отпуске, связанном с обучением
13	УД	Время учебного отпуска без сохранения заработной платы
16	ДО	Период отдыха без сохранения заработной платы	Отмечается время нахождения работника в отгуле с согласия руководителя
17	ОЗ	Часы отпуска без сохранения заработной платы	Отпуск, предоставляемый при определенных условиях, не противоречащих трудовому законодательству
21	ЛЧ	Сокращенное время	Устанавливается, например, для сотрудников, которым не исполнилось 16 лет
23	Г	Часы неявки на рабочее место, с сохранением оклада	Фиксируется время исполнения общественных или государственных обязанностей
24	ПР	Время прогулов более четырех часов подряд	Отмечается время, в течение которого сотрудник отсутствовал на рабочем месте по различным причинам в течение четырех часов и более подряд
29	ЗБ	Часы забастовок	Время забастовки, о начале которой работник должен был предупредить
31	РН	Часы простоя по независящим от трудящегося причинам	Фиксируется время присутствия на работе без осуществления рабочего процесса по различным причинам
32	НП	Часы простоя по вине работника

Любое обозначение в ведомости несет определенную смысловую нагрузку. Поэтому прежде чем применять то или иной символ необходимо четко понимать его смысл.

Можно ли использовать свои обозначения

Трудовым законодательством не запрещено использовать собственную и цифровую буквенную кодировку . Это положение обозначено в Приказе Министерства финансов РФ от 30.03.2015 года № 52н.

Многие предприятия, с нормированным рабочим днем, используют упрощенный табель, в котором вместо буквенного определения явки, ставится цифра «8». Это указывает на то, что сотрудник отработал полный день.

Присутствие сотрудника на месте можно обозначит буквой «Ф», что будет обозначать фактическую явку. Очередной отпуск можно обозначить «ОО», а дополнительный «ДО». Главное, что каждое нововведение должно быть закреплено приказом об учетной политике.

Ведение табельного учета – это обязательная норма закона для каждого предприятия . Организация может самостоятельно разработать наиболее удобную для себя форму и ввести любую буквенную кодировку, а может использовать унифицированные формы, разработанные Госкомстатом. Эти формы прошли проверку временем и зарекомендовали себя с лучшей стороны.

В данном видео вы найдете полезную информацию правилах ведения и заполнения табеля учета рабочего времени.