Электронный документ и документ в электронном виде: сходство и различия. Виды электронных документов в документообороте От документа к электронному документу

Введение

Заключение

Введение

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

.Государственная система документационного обеспечения управления.

1.Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.

Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело».

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей электронного документа и электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1)Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;

2)Сравнить электронный документооборот с традиционным;

)Рассмотреть основные проблемы электронного документооборота.

Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:

Понятие электронного документа, его особенности;

Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным;

Основные проблемы электронного документооборота.

Понятие электронного документа, его особенности

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.

С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.

Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.

Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.

В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»

Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Но в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин record, что в переводе означает «запись».

Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ - это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

Но в отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

Но что же представляет из себя электронный документ?

Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ происходило постепенно.

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

В 1981 году были утверждены «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «… документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3).

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86). В главе 2 «Требования к подлинникам документов» указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина «машиночитаемый документ» - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты».

Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В соответствии с редакцией 2000 г. Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Европейская спецификация MoReq-2 даёт определение электронного официального документа (electronic record) как официального документа, который существует в электронной форме. Причем официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создаётся при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путём сканирования.

Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.

Можно выделить следующие характерные особенности электронных документов:

·Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;

·Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;

·Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание - одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;

·Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;

·Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;

·Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;

·Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

Время транспортировки документа

Несомненно, электронные документы имеют здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения за секунды.

Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию)

При отсутствии оптимальной системы классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.

Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря использованию ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.

Требования к оформлению документов

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

Придание документу юридической силы

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической силы.

Для электронных документов особое значение имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:

срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;

подтверждение подлинности ЭЦП;

использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение.

При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

Удобство восприятия информации

Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги.

Возможность работать с несколькими документами одновременно

При работе с документами и печатными изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.

«Многооконная» работа с файлами также даёт возможность одновременно работать с несколькими документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.

Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами

Такую возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.

А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это выделение убрать. При этом следов на документе не останется.

Возможность сделать копию документа

На бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа получают путём сканирования.

В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени получения копии значительно меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)

С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние.

Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.

Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная безопасность и защита информации

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения (бытовая) документов

Бумажные документы применяются повсеместно.

Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.

Можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа в базе), они также обладают существенными недостатками - проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической значимости, относящееся к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.

документооборот электронный документ архивоведение

Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным

Следует разделять два понятия, которые часто путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного документооборота - СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: «электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот заменить бумажный полностью, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте, заверенные собственноручной подписью и печатью?

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является электронным аналогом собственноручной подписи. ЭЦП - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно российскому законодательству ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с нормой, зафиксированной в Федеральном законе от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».

Технология ЭЦП создавалась как надежный способ защиты пересылаемого документа (файла). Для этого, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная криптографическая программа. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ ЭЦП, представляющий собой сложный пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов - ? уникальный ряд символов длиной до 1000 знаков, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый индивидуальный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Если документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Каждый получатель расшифровывает документ при помощи собственного закрытого ключа. Таким образом, зашифровать и отправить документ может любой человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать - только сам адресат. При подписании документа все происходит наоборот - отправитель подписывает документ при помощи собственного закрытого ключа ЭЦП, который является тайным, поэтому подделать подпись отправителя невозможно. Чтобы проверить, действительно ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, нужно знать его открытый ключ. Программа «проверит», соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.

Лица, установившие криптографическую программу, объединяются в единую систему. Они обмениваются между собой открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит в тайне. Такая система криптографического шифрования обеспечивает решение проблем защиты пересылаемых файлов, но не позволяет решать задачи придания юридической значимости документам. Поэтому и были созданы удостоверяющие центры - организации, которые имеют полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа ЭЦП является определенное физическое лицо, представляющее юридическое лицо

Следует отметить, что у ЭЦП есть и другие преимущества перед собственноручной подписью. Например, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в свободное место или изменить сумму по договору, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно. Такое свойство позволяет говорить, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.

Одним из чисто технических факторов, которые сдерживают распространение СЭД, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше. Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно - требуется мощный и надежный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определенному лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто - открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.

Цифровая подпись абсолютно идентична обычной подписи даже на законодательном уровне и позволяет исключить вероятность подделки как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьезно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора - другие методы здесь нереализуемы.

Что касается функциональности, то традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны: они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Но по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся:

поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;

распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале - на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);

разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;

создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект - в самой ближайшей перспективе - сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;

взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, основанное на веб-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота - так называемом документальном портале;

обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).

Электронный документооборот может включать следующие стадии:

формирование пакета документов;

отправка пакета электронных документов;

доставка пакета электронных документов;

проверка целостности, подлинности и формата электронного документа;

подтверждение получения пакета электронных документов;

ведение архива электронных документов

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие же действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК организации.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания.

Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.

Эффект от использования систем электронного документооборота очевиден:

·прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на доставку информации в бумажном виде, на ресурсы (людей и оборудование), на бумагу);

·эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

·сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

·полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Ну а главным результатом автоматизации документооборота считается, безусловно, наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.

Основные проблемы электронного документооборота

В последнее время электронные документы получают всё большее распространение. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных. И всё чаще современное общество задумывается о переходе от традиционного бумажного документооборота к электронному. Но полной замене традиционного документооборота электронным мешают следующие проблемы:

проблема законодательного регулирования электронного документооборота;

проблема удостоверения электронных документов;

проблема долговременного хранения электронных документов;

проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга).

Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно да и дешевле управлять по-старому, при помощи бумажных документов.

Недостаточное внимание государства к внедрению СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

·не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

·отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота - бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.

·нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

Удивительно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются главным образом за счёт высвобождения площади архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

С широким распространением в современном мире электронных документов и средств их обработки особо актуальной стала проблема установления подлинности и авторства таких документов.

В чём же состоит проблема? В конце обычного письма или документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения двух целей. Во-первых, получатель имеет возможность убедиться в истинности документа, сравнив подпись с имеющимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись является юридическим гарантом авторства документа. Конечно, в настоящее время существует электронная цифровая подпись, которая призвана заменить собственноручную подпись в электронных документах. Но если при использовании современных криминалистических методов подделки подписи на бумаге - весьма непростая задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.

В отличие от обычной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от человека и практически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший секретным ключом подписи, сможет сделать ЭЦП так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа.

Подделать цепочку битов, просто её скопировав, или незаметно внести нелегальные исправления в электронный документ может любой пользователь.

Необходимо создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа для придания электронным документам доказательной силы.

Нужно уделить особое внимание установлению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности и целостности содержания информации в электронном документе и соответствию формы представления этой информации и реквизитов. Необходимо законодательное закрепление данных вопросов.

Рассмотрим ещё одну не менее важную проблему. Я согласна с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о серьёзном электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической и иной силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт практически нулевой. Но тем не менее в последние годы были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);

Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);

Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).

Системы СЭД только начинают использоваться для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. Возникают другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение длительных периодов времени.

Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.

Традиционные системы управления базами данных не годятся для хранения электронных документов, так как они ориентированы на работу с отдельные данными, а не документами.

Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их прочесть.

Обеспечение сохранности электронных документов - комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько возможных вариантов решения данной проблемы:

миграция - своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»)

эмуляция программной среды. Такой подход базируется на критерии «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;

инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Ещё одной проблемой, требующей внимания, является проблема внедрения электронного документооборота в организацию.

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту - недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Ещё одним препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.

После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение «пилота».

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.

Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.

Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами - как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.

Список используемой литературы и источников

1.ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

.ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.

.Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.

.Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.

.«Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РД 50-613-86: утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781 [Электронный ресурс] // Справочная информационно-правовая система «консультант-Плюс». URL: #"justify">.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, 1991.

. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Автореф. дис. на соискание учёной степени д.и.н. М., 2000. URL: #"justify">. Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

. Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: #"justify">. Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).

. Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. - 2006. - №1. - С. 26-34.

. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.

. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Правила электронного документооборота с использованием электронной почты [Электронный ресурс] // КИТ Фортис Инвестмент Менеджмент (ОАО). URL: www.kfim.ru.

. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002.

21. Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей революции» [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 49-52.

. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей алгоритмы и технологии исторической информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». М.: Барнаул, 2005.

. Попенко А.А. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 101-104.

. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД [Электронный ресурс] // CNews. Издание о высоких технологиях. URL: #"justify">. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: #"justify">. Анучин М. «Контур-Эстамп»: обеспечение межкорпоративного электронного юридически значимого документооборота [Электронный ресурс] // СКБ Контур - Автоматизация учёта и управления. URL: #"justify">. Патий Е. Построение эффективного документооборота [Электронный ресурс] // Деловая газета. URL: #"justify">. Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // bb workspace. Система эффективного управления. URL: #"justify">. с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.

Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной .

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.

Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления .

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.

Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами . В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа .

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу .

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу .

Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;

СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;

Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.

Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.

Электронный документ - информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.

Электронный документ должен подписываться что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать - в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.

Электронный документооборот - это цикл жизни электронных фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.

Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).

На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе - одно из актуальных направлений законодательного регулирования.

Л.Р. Фионова, д.т.н., - Пензенский гос. университет

Развивая проекты «Электронная Россия» и «Электронное правительство» Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р утвердило государственную программу Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)".

Цель Программы - получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе

Задачи Программы - повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса в информационном обществе, в том числе:

развитие сервисов для упрощения процедур взаимодействия общества и государства с использованием информационных и телекоммуникационных технологий;

перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид;

развитие инфраструктуры доступа к сервисам электронного государства;

повышение открытости деятельности органов государственной власти;

Таким образом, применение информационных и телекоммуникационных технологий в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами и определяет переход к электронному документообороту, а значит к повсеместному использованию электронных документов. Это определяет необходимость точной формулировки термина «электронный документ».

В современном мире документ стал неотъемлемой частью жизни как отдельного человека, так и общества в целом.

Документ является центральным, фундаментальным определением в понятийной системе документационного обеспечения управления. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа.

Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 (внастоящее время утратил силу) был первым законом современной России, в котором давалось определение документу: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Такое же определение дается и в действующем ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В последнее время наряду с привычными бумажными документами, как уже отмечалось, стали появляться и применяться электронные документы, а также электронные сообщения, следовательно, появились и нормативные документы, регламентирующие порядок работы с данными документами и сообщениями. Рассмотрим эти нормативные акты в хронологическом порядке их появления (издания).

1. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот стандарт установил основные виды электронных изданий, а также состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях. Он предназначен для производителей электронных изданий. В стандарте дано определение электронному документу.

2. Р 50.1.031-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции». Эти рекомендации по стандартизации установили термины и определения понятий в области информационных технологий поддержки жизненного цикла продукции. Стандарт дает определение электронному документу.

3. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он дал определение и установил правовые условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

4. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». Он утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.12.2004 № 135-ст. Стандарт дает своё определение электронному документу.

5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ был первым федеральным нормативным актом, в котором дано определение понятиям «электронный документ» и «электронное сообщение». Закон содержит положения, направленные на регулирование отношений, связанных с электронными сообщениями. «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

6. Распоряжение Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации (ПФР) «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании» от 11.10.2007 № 190р являлось одним из первых документов, в котором подробно рассматривался электронный документооборот в конкретной сфере, даны термины и определения основных понятий, прописаны компоненты, участники системы электронного документооборота (СЭД) ПФР, принципы работы СЭД ПФР, порядок разбора конфликтных ситуаций, порядок осуществления обмена электронными документами, ответственность сторон, порядок смены ключей шифрования и ЭЦП.

В Распоряжении дано такое же определение ЭЦП, как и в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года №149-ФЗ.

7. Приказ Федеральной налоговой службы (ФНС) «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ дал определение термину «электронный документ» и определил виды электронных документов, которыми стороны обмениваются в процессе электронного документооборота.

8. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам «Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам» от 25.03.2010 № 10-21/пз-н определил, что электронный документ считается исходящим от участника информационного обмена, если он подписан ЭЦП уполномоченного лица данного участника. При направлении электронного документа участником информационного обмена требуется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП.

9. Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» от 08.09.2010 № 697 определило, что система межведомственного электронного взаимодействия обеспечивает получение, обработку и доставку электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия органов и организаций с обеспечением фиксации времени передачи, целостности и подлинности электронных сообщений, указания их авторства и возможности предоставления сведений, позволяющих проследить историю движения электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме. Электронные сообщения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в системе взаимодействия.

10. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010 дал определение термину «электронное сообщение». Стандарт устанавливает, что каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном виде, кроме того могут быть прикреплены ссылки на местонахождение файлов. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения. Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа. Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении, также данный ГОСТ прописывает порядок ведения обмена электронными сообщениями. В электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.

11. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ даёт определение термину электронная подпись, вводит классификацию электронных подписей. Закон упрощает использование электронной подписи, разделяя все подписи на две категории - простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись во многом является аналогом электронно-цифровой подписи, установленной Законом 2002 г. Две другие категории вводятся впервые и упрощают использование электронной подписи, так как предъявляют менее строгие требования к ее созданию.1

12. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 определяют состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. В Рекомендациях приведен список документов, которые рекомендуется включать в Перечни электронных документов, определена их структура. Перечни электронных документов ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

В приложении представлен Рекомендуемый перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

13. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» от 02.09.2011 №221 устанавливает требования к информационным системам электронного документооборота (СЭД) федеральных органов исполнительной власти, прописывает требования, которым должна отвечать СЭД для обеспечения работы с электронными документами, их защиты и безопасности.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД федеральных органах исполнительной власти, необходимо наделить следующими свойствами: аутентичность, целостность и таким состоянием электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

14. Письмо «Об отдельных вопросах применения электронных документов» от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@. В нём Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием ЭЦП являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Таким образом, из изложенного выше далеко неполного списка видно, что за последнее десятилетие было издано достаточное количество нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, область применения и использования электронных документов и электронных сообщений. Тем не менее, остаются вопросы, над которыми необходимо работать. В первую очередь необходимо провести унификацию (стандартизацию) понятий «электронный документ» и «электронное сообщение», чтобы стороны электронного взаимодействия понимали друг друга и эффективно общались.

В таблице 1 представлены термины и определения, которые даются в рассмотренных выше нормативных актах.

Таблица 1 – Термины и определения

Термин «Электронный документ»
ГОСТ 7.83-2001	Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.
Р 50.1.031-2001	Информационный объект, состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и ЭЦП и содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.
ГОСТ Р52292-2004	Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.
Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ	Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Распоряжение Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р	Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@	Документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа. Также в Приказе указаны требования к хранению электронных документов.
Термин «Электронное сообщение»
ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ	Информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
ГОСТ Р 53898-2010 от 26.10.2010	XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами.
Термин «Электронная цифровая подпись»
ФЗ от 10.01.2002 №1-ФЗ	Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Термин «Электронная подпись»
ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ	Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Из таблицы видны существенные различия в трактовках, это связано с тем, что каждое из определений ограничено областью применения отдельного закона или стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи. Изучение нормативной базы необходимо, т.к. именно в нормативно-правовых актах даются термины, определения, принципы, требования, регламентирующие конкретную отрасль деятельности. Правильное выполнение операций с документами невозможно без знания нормативных актов и соответствующих понятий.

В последние годы руководство нашей страны придает большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. На это нацелена и государственная программа Российской Федерации "Информационное общество».

Однако, несмотря на то, что значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не дает, так как хотя документы и создаются на компьютере, но в дальнейшем работа с ними в большинстве организаций происходит по традиционным технологиям

Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приема-передачи документов между ведомствами и перехода к работе с электронными документами необходимо организовать их прием-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот. А начинать надо с унификации самих понятий «электронное сообщение» и «электронный документ».

Кузнецов, С.Л. Проблемы организации межведомственного электронного взаимодействия /С.Л.Кузнецов// Делопроизводство. – М, 2011, № 2.

Кузнецов, С.Л. "Электронное правительство" и организация межведомственного электронного документооборота / С.Л.Кузнецов// Делопроизводство, М., 2010, № 3.

Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.