Все о командировках в году бухгалтеру. Как оформить суточные для командировки

Если работники вашей организации периодически или регулярно ездят в командировки, значит, вы наверняка знаете, как рассчитать командировочные.

Напомним, что работнику, направленному в командировку, оплачиваются или возмещаются (ст. 168 ТК РФ , п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 - далее Положение):

расходы на проезд до места назначения и обратно, включая стоимость проезда на такси;
расходы на проживание;
суточные за каждый календарный день командировки исходя из сумм, установленных локальным нормативным актом компании или коллективным договором (Письмо Минфина России от 16.06.2016 N 03-04-06/35135 );
другие расходы работника, если они согласованы с работодателем. К примеру, траты на аренду автомобиля в месте командировки.

Но прежде чем отправить работника в командировку, надо сделать приблизительный расчет командировочных и выдать сотруднику аванс (п. 10 Положения): наличными из кассы организации или безналичным способом, перечислив всю сумму ему на банковскую карту. Последний вариант лучше прямо предусмотреть в вашем внутреннем документе, например, Положении о командировках (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Как рассчитать командировочные сотруднику, если расходы были в валюте

Разница между командировками по России и командировками за границу не ограничивается разными предельными необлагаемыми суммами суточных для целей НДФЛ. Они, кстати, составляют 700 руб. и 2500 руб. в день, соответственно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Другая важная особенность зарубежных командировок заключается в том, как рассчитываются по ней командировочные расходы. Ведь очевидно, что определенные затраты работника будут в иностранной валюте, и их нужно будет пересчитать в рубли.

Работник, вернувшийся из заграничной командировки, должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по общему правилу в течение 3 рабочих дней с даты возвращения и приложить к нему документы, подтверждающие его командировочные расходы (п. 26 Положения , п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). На основании представленных документов расходы работника, совершенные в валюте, пересчитываются в рубли.

При этом расходы по загранкомандировке для целей налогообложения прибыли признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но как разъяснял Минфин, пересчет валюты в рубли производится по официальному курсу Банка России, установленному на дату выдачи подотчетных сумм (п. 10 ст. 272 НК РФ). А если у сотрудника есть справка из банка, подтверждающая курс обмена, по которому фактически им была приобретена иностранная валюта, то пересчет в рубли нужно делать в соответствии с курсом, указанном в справке (Письмо Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 ). Кстати, если работник несколько раз покупал валюту и предоставил несколько справок, то при пересчете логично исходить из того, что работник тратил валюту последовательно. То есть сначала ту, которая раньше была приобретена.

Для оплаты командировки в 2019 году, рассчитайте средний заработок. При суммированном учете порядок свой. Если работник из-за командировки теряет в деньгах, можно начислить доплату.

Расчет среднего заработка на период командировки в 2019 году

Порядок расчета среднего заработка для оплаты времени командировки отличается от расчета отпускных. Для этого используется следующая формула:

Как видим, оплачиваются именно рабочие дни, попавшие на время командировки, а не календарные, как при расчете отпускных. Соответственно, нет необходимости делать пересчет календарных дней для тех месяцев, которые отработаны не полностью.

В остальном правила расчета идентичны тем, что используются при исчислении отпускных. То есть точно так же из расчетного периода исключаются периоды, когда работник фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы (п. 5 Положения, утвержденного ). Это, например, отпуска всех видов, а также время болезни. Кроме того, в числе прочего из расчетного периода исключается и время прошлых командировок.

По общему правилу при расчете среднего заработка учитывают лишь те премии, которые отвечают двум требованиям. Первое – такие выплаты предусмотрены системой оплаты труда и, соответственно, прописаны в трудовом или коллективном договоре. И второе – период, в котором начислена премия, относится к расчетному. Все это следует из пунктов и Положения № 922.

Если работник в командировке выполнял служебное задание и получил премию по итогам месяца, который вошел в расчетный период, сумму выплаченной премии нужно включить в расчет среднего заработка. Хотя сам период командировки и средний заработок, сохраненный на это время, из расчетного периода следует исключить.

Ситуация: нужно ли учесть изменение зарплаты при расчете среднего заработка за время нахождения сотрудника в командировке?
Да, нужно. При повышении в организации окладов средний заработок нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения оклада (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения). Об этом сказано в пункте 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 . Никаких исключений для оплаты командировок законодательство не устанавливает.

Оплата командировки в 2019 году: средний заработок или оклад

Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. Такой вывод сделали в Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости. На время командировки за работником сохраняется именно средний заработок , причем в том числе и в случае, если служебная поездка заняла всего один день.

Отметим, что повышенную по сравнению с нормами Трудового кодекса РФ оплату за время командировки можно учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-03-06/2/77). Ведь в расходы включаются все выплаты в пользу работников, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии (ст. 255 НК РФ). Именно поэтому очень важно прописать эту доплату во внутренних документах организации. Например, в положении об оплате труда или о премировании.

Если внутренними документами компании предусмотрено, что организация доплачивает работнику до заработка исходя из оклада, нужно будет рассчитать и сравнить две суммы. Во-первых, величину среднего заработка, сохраняемого на время командировки. А во-вторых, заработок исходя из оклада.

Однако средний заработок вполне может оказаться выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и в расчетном периоде.

Оплата командировки в 2019 году при суммированном учете рабочего времени

В этом случае для оплаты времени командировки нужно применять не среднедневной, а среднечасовой заработок. То есть формула для расчета будет выглядеть так:

Напомним, что понятие установлено в статье 104 Трудового кодекса РФ. Этот вариант предполагает такой график работы, при котором учет рабочего времени осуществляется не за один день, как при обычных режимах рабочего времени, а за более длительный учетный период. Таким учетным периодом может быть любой период, не превышающий года, например месяц, квартал и т. п.

Пример
Кондратьеву А. С. установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – год. В 2018 году у Кондратьева переработки не было.
С 9 по 11 января 2019 года Кондратьев был в командировке. На время командировки за ним сохраняется средний заработок. По графику рабочее время Кондратьева за период его пребывания в командировке составляет 24 часа.
Расчетным периодом для выплаты среднего заработка за дни командировки является 2018 год. За расчетный период сотруднику было начислено 236 250 руб. Количество фактически отработанных часов за 2018 год составило 1814.
За время командировки бухгалтер начислил Кондратьеву такую сумму:
236 250 руб. : 1814 ч? 24 ч = 3125,69 руб.

Доплата до оклада по командировкам 2019

Если внутренними документами компании предусмотрено, что организация доплачивает работнику до заработка исходя из оклада, нужно будет рассчитать и сравнить две суммы. Во-первых, сохраняемого на время командировки. А во-вторых, заработок исходя из оклада. Рассмотрим порядок действий на примере.

Пример
С 9 по 13 января 2019 года, то есть в течение четырех рабочих дней, работник ООО «Сокол» Ветров Н.А. находился в служебной командировке. Оклад работника – 25 000 руб.
В положении об оплате труда сказано, что командировка оплачивается исходя из среднего заработка, исчисленного за время командировки, но не ниже оклада за этот период. Поэтому бухгалтер компании рассчитал оба этих показателя.
1. Расчет исходя из среднего заработка
Расчетный период – 2018 год (247 рабочих дней). В период с 1 по 29 октября 2018 года Ветров был в отпуске. На время отпуска приходится 20 рабочих дней. Данный период и сами отпускные при расчете среднего заработка не учитываются.
Таким образом, в октябре 2018 года Ветров отработал два рабочих дня из 23, которые приходятся на этот месяц. За отработанное время ему начислено 2272,73 руб. Всего сотрудник отработал в расчетном периоде 227 рабочих дней (247 – 20).
С 1 ноября 2018 года в связи с переводом на новую должность оклад работника увеличился с 25 000 до 30 000 руб. Но поскольку повышение коснулось только Ветрова, выплаты работнику до момента повышения индексировать не нужно.
В декабре сотрудник в соответствии с действующим в компании Положением о премировании получил единовременную премию за успешное внедрение новой программы управленческого учета. Сумма премии составила 12 500 руб. Такая премия учитывается при расчете среднего заработка целиком.
Среднедневной заработок Ветрова бухгалтер компании посчитал так:
(25 000 руб. ? 9 мес. + 30 000 руб. ? 2 мес. + 2272,73 руб. + 12 500 руб.) : 227 дн. = 1320,58 руб.
Таким образом, сохраняемый за работником средний заработок на время командировки составит 5282,33 руб. (1320,58 руб. ? 4 дн.).
2. Расчет исходя из оклада
В январе 2019 года – 17 рабочих дней. Следовательно, исходя из оклада, за время командировки работнику полагается 7058,82 руб. (30 000 руб. : 17 дн. ? 4 дн.).
Как видим, эта сумма намного больше, чем выплата исходя из среднего заработка (5282,33 руб.). Поэтому общая сумма, которую получит работник за январь, будет равна его заработной плате за этот месяц – 30 000 руб. (за вычетом НДФЛ).

Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ . Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства. Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — Постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916. Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.

Онлайн-калькулятор командировочных в 2019 году поможет легко и без усилий рассчитать нужную величину к выплате. Ниже мы приведем пример того, как произвести расчет без использования онлайн-калькулятора. А пока пошаговая инструкция поможет в использовании простого инструмента для расчета командировочных в 2019 году.

Шаг 1

Введите в верхнюю строку онлайн-калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Важно, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12. Однако нужно помнить важный нюанс. Если у работника были больничные, он мог получить меньшую сумму заработной платы. Или же наоборот, за счет премий в какой-либо месяц заработать больше. Вводится точная сумма заработка с учетом подобных моментов.

Предположим, зарплата сотрудника составляет 20 000 руб. в месяц (премии не предусмотрены), однако за счет того, что он был на больничном, он получил вместо 20 000 × 12 = 240 000 руб., 228 000 руб. Для расчета введем эту величину в верхнюю строку калькулятора.

Шаг 2

Во вторую строку вводим число дней, которые за этот год отработал сотрудник. Допустим, из-за больничного он отработал 228 дней в году, предшествующем поездке.

Шаг 3

Указываем в третьей строке количество дней командировки.

Шаг 4

В четвертую строку заносим размер суточных, который установлен локальным нормативным актом вашей организации. Предположим, 700 руб. (поскольку с суммы, превышающий этот предел, нужно будет удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы).

Итог

Онлайн-калькулятор расчета командировочных в 2019 году выдает итоговые значения по простой формуле, которую мы подробнее рассмотрим ниже на примере. Приведем формулу расчета командировочных, которая используется в калькуляторе:

Онлайн-калькулятор также покажет отдельно величину суточных к выдаче и величину среднего дневного заработка, но первым делом выдаст размер командировочных, которые вы должны выдать сотруднику перед поездкой.

Расчет командировочных в 2019 году с примерами

Произвести расчет командировочных в 2019 году можно и без онлайн-калькулятора. Для этого понадобится:

уточнить размер суточных;
определить средний заработок для расчета командировочных;
сложить полученные цифры.

Начнем с простого — расчет суточных при командировках в 2019 году. Работодатели имеют право определять эту сумму на свое усмотрение, закон ее не ограничивает. Общая сумма суточных — произведение количества дней командировки на указанный в ЛНА размер компенсации. Важно помнить: значение суточных, превышающее 700 рублей в день на поездку по РФ и 2500 рублей — на заграничную поездку, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Следующий этап — подсчет средней заработной платы командированного по нормам статьи 139 ТК РФ и Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922. Калькулятор командировочных в 2019 году сделает это сам онлайн. Но как рассчитать командировочные в 2019 году вручную? Для этого следует:

Определить количество фактически отработанных сотрудником дней без учета больничных, отпускных и подобных дней, за год до командировки либо за тот срок, в течение которого сотрудник числится в штате.
Подсчитать сумму, которую работник фактически получил за отработанное время, также без учета гарантийных выплат и компенсаций.
Рассчитать средний дневной заработок путем деления дохода на количество отработанных дней.
Перемножить количество дней в командировке на среднедневной заработок, не беря в расчет выходные и праздники, если в это время человек отдыхал. Если в эти дни он отрабатывал, оплата производится в двойном размере (исходя из оклада, тарифной ставки, сдельных расценок), когда эти часы сверхнормативные, и в одинарном — если на выходные и праздники приходится время пути ( и п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Рассмотрим конкретный пример. Менеджер по продажам Глушко Е.П. отправляется в Муромскую область 3 апреля на 4 дня. Размер суточных в этом случае составит 4 дня × 700 рублей = 2800 руб.

В компании Глушко работает с 09.01.2019. За это время сотрудник не брал отпуск и не болел, а его зарплата составляла 30 000 рублей. Используя производственный календарь, определяем, что количество отработанных им дней составляет 55. За январь-март менеджер получил 90 000 рублей. Среднедневной заработок у него будет: 90 000 рублей / 55 дней = 1636 рублей.

Командировка длится 4 дня, и все они рабочие. Значит, компенсируемая ему заработная плата составит 4 дня × 1636 рублей = 6544 рубля.

Общая сумма командировочных Глушко равна 2800 рублей + 6544 рубля = 9344 руб.

Особенности расчета в нестандартных ситуациях

Работник направлен в командировку в первый рабочий день. В этом случае для расчетов используется установленный договором оклад и количество рабочих дней в месяце.

Поездка длится один день. Согласно п. 11 Постановления Правительства № 749, за однодневные поездки не положены суточные и иные гарантии. Но списать расходы, документально подтвержденные и обоснованные, работодатель имеет право (Письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/40892). Как уточняется в Письме Минфина России от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, страховые взносы на такие суммы начислять не надо.

Командированный работник раньше работал по совместительству, а теперь переведен в штат. В этом случае необходимо учитывать весь период работы, в том числе когда сотрудник считался совместителем. Единственное исключение — в ЛНА указано, что для подсчета командировочных надо использовать период с даты зачисления в штат.

В компании предусмотрена доплата до оклада. Если поездка должна оплачиваться не меньше, чем сумма оклада за указанный период, необходимо сравнить командировочные, рассчитанные исходя из среднедневного заработка, и их размер, исходя из установленного оклада. Если первая сумма меньше, доплатить разницу.

В организации ведется суммированный расчет рабочего времени. Бухгалтеру тогда надо использовать не среднедневной, а среднечасовой заработок.

Можно ли компенсировать расходы на питание во время командировки? Питание сотрудник организует за свой счет, т. к. расходы на эти цели не предусмотрены ни в трудовых нормах, касающихся служебных поездок, ни в налоговом законодательстве, определяющем право налогоплательщика списать расходы на производство (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Работник находился в заграничной командировке. В таком случае его расходы в валюте следует пересчитать в рубли на дату выдачи подотчетных сумм (п. 10 ст. 272 НК РФ), а при наличии справки о курсе валют из банка — на дату обмена (Письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Кроме того, важно, чтобы документы, которые предоставит подчиненный, были переведены на русский язык.

Какие еще расходы считаются командировочными в 2019 году

На основании статьи 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать:

расходы на проезд, в том числе до места назначения и обратно, поездки на такси и ином общественном городском транспорте в ином населенном пункте;
траты на аренду жилого помещения;
иные расходы, произведенные с разрешения и ведома работодателя, например, на оформление визы, добровольное страхование, аренду транспорта, посещение различных мероприятий, приобретение конкретной продукции во время командировки.

Главное правило бухгалтера — все вышеназванные расходы должны быть документально оформлены. Без квитанций, чеков, билетов работнику нельзя ничего возместить. Это предусмотрено налоговым законодательством и нормами о бухучете. Подтверждаются, в первую очередь, проезд, приобретение визы, проживание. Если проездных документов и документов на проживание нет, работник может предоставить служебную записку, путевой лист, иные бумаги, на основании которых сможет вернуть потраченные деньги.

Сотрудник того или иного предприятия, отправившись в командировку и потратив определенное количество денег на текущие расходы, имеет законное право их компенсировать . Рассмотрим порядки и нормы расчета этих величин, а также правила, на основании которых нужно действовать.

Служебная командировка представляет собой поездку работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением работодателя, она длится определенное время и проходит вне постоянного рабочего места.

Когда сотрудник отправляется в командировку, за ним происходит сохранение рабочего места и среднего размера заработка. Более того, со стороны работодателя возмещаются абсолютно все расходы, связанные с командировкой.

День, когда произошел выезд в командировку – это дата отправления транспорта в другой город . День приезда – это дата его прибытия на место постоянной занятости .

До 2015 года при отправке сотрудника по служебным делам происходило оформление командировочного удостоверения. Именно оно и являлось подтверждающим фактором для срока пребывания.

Но впоследствии оно было отменено, вместо этого работодатель вправе предъявить билет на транспорт, в котором указывается дата и время поездки.

Кого можно, а кого нельзя отправлять

Согласно общим положениям трудового кодекса, существует перечень сотрудников, которые не могут быть отправлены в командировку работодателем ни под каким предлогом. Это отражено в нескольких статьях законодательства .

Согласно ст. 203 ТК РФ , в период функционирования ученического соглашения работники не могут быть привлечены к внеурочному труду и, как следствие, направляться в служебные командировки.
В ст. 259 ТК РФ оговорено, что беременные женщины и лица, имеющие семейные обязанности, не могут быть привлечены к дополнительному труду ночью, во время выходных и праздничных дней.
Направление в служебные поездки, как и привлечение к излишнему труду, запрещено для женщин, которые являются матерями детей до 3-х лет, но можно направить их в командировку с письменного согласия и при наличии медицинского разрешения.
Запрет распространяется и на одиноких матерей/отцов, воспитывающих детей до 5 лет, а также на родителей, имеющих детей-инвалидов, ухаживающих за больными членами семьи.
Не могут отправиться в другой город по долгу службы и сотрудники, не достигшие возраста 18 лет. Но в качестве исключения выступают представители творческих профессий, выполняющие свои должностные обязанности в СМИ, кинематографии, театре.

Минимальные и максимальные размеры

Размеры расходов на командировку в сутки называются «суточные» . Конкретных лимитов по этим суммам не существуют, они устанавливаются в пределах каждого предприятия в отдельности и отражаются во внутренней документации.

Малые предприятия нередко ограничивают эти расходы величиной в 700 рублей. Если суточные расходы превышают указанную величину, они выступают в качестве базы для налогообложения в определенном отчетном периоде. Для заграничных поездок лимит суточных затрат, не облагаемый сборами, составляет 2500 руб .

Принципы работы онлайн-сервисов

Сейчас работники могут не тратить свое время на длительные расчеты, ведь вместо них сделать это могут специальные калькуляторы . Данные специализированные сервисы на основании введенных нескольких данных помогут рассчитать остальные величины и сделать это максимально точно.

Вот основные данные , которые фигурируют в классических калькуляторах, используемых для расчета командировочных величин.

Период командировки . Выше было указано, по каким принципам рассчитывается первый и последний день отъезда. К слову, если транспорт, курсирующий в другой населенный пункт, отправляется до 00.00 часов, то стартом командировки считаются текущие сутки. Если это произошло после 00.00, то отсчет начинается с последующего дня.
Вит документа на проезд . Чтобы грамотно создать справку расчетных мероприятий, необходимо внести сведения об используемом проездном документе. Например, это может быть авиабилет, квиток на ЖД-транспорт, автобус, чек по расходу топлива на служебный автомобиль. Нужно отобразить не только тип документации, но и указать ее дату, номер, сумму.
Документ о найме жилья . Здесь необходимо указать аналогичные сведения, связанные с датой ренты, номерными значениями и суммой расходов. Сделать это достаточно просто, умножив среднюю суточную ставку на количество суток, в течение которых арендовался объект размещения.
Дополнительные затраты . О них должен быть обязательно уведомлен работодатель, иначе расходы будут отнесены к категории личных затрат и не будут возмещены. Здесь отображается тип расхода и его сумма.

Грамотное и последовательное заполнение документа позволит осуществить расчетные мероприятия максимально точно и полноценно .

Как рассчитать по шагам c примерами

Порядок, в рамках которого происходит исчисление заработной платы, детально отображен в рамках ст. 139 ТК РФ . В развитии этого направления также присутствует соответствующее Положение, в котором оговариваются особенности порядка исчисления среднего показателя зарплаты.

А вот и несколько шагов , на основании которых можно осуществить расчетные действия по среднему заработку для командировки.

Этап 1. Подсчет количества дней, которые были отработаны по факту

Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.

Этап 2. Определение суммарного дохода

Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.

Этап 3. Уточнение дневного заработка

Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.

Этап 4. Выяснение суммы, начисляемой за командировку

Здесь стоит учесть один ключевой момент . Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.

Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.

Особенности выплаты и расчета

Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.

Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
Работник может претендовать на получение потраченных денег.
В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.

Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.

Подсчет расходов на проезд

Если функционирование организации не подразумевает предварительный заказ проездных документов, работник вправе заняться организацией своей командировки самостоятельно .

Чтобы сотрудники не «наглели» и не летали бизнес-классом или не использовали вагоны повышенной комфортности, работодатели могут установить определенные лимиты .

Вот несколько моментов , которые устанавливаются работодателями, прежде чем сотрудник начнет процесс организации своей командировки:

если речь идет о железнодорожном транспорте, то допустим проезд только в вагоне скорого фирменного поезда, причем вагон должен относиться к категории «купе»;
если отправление в путь происходит на водном судне, то каюта должна относиться к пятой группе, а сам транспорт – к объекту регулярных транспортных линий с комплексным сервисом;
если сотрудник отправляется в командировку на самолете, билеты нужно покупать на эконом-класс;
можно поехать и на автомобиле, на любом общественном транспорте, кроме личного такси.

По оплате жилья

Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд . Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.

Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.

Прочие расходы

В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда , потому что:

ограничений в размере этих затрат не имеется;
все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.

Оформление загранкомандировок

В ходе отправления сотрудника в командировку за рубеж работодателем оформляется соответствующий приказ по форме T-9. В нем отображаются данные о месте, целевых задачах, сведения о командируемом работнике.

Перед отправлением выдается аванс – наличными или на карту, его сумма определяется на базе продолжительности командировки. После возвращения сотрудник выдает своему работодателю подробный авансовый отчет о потраченных суммах. Все расходы отображаются в нескольких учетах, составляются сметы.

Отражение в бухгалтерском учете

В документе, именуемом планом счетов, есть специальный счет 71 , предназначенный для расчетных операций с подотчетными лицами. Он применяется для расчетных действий абсолютно со всеми подотчетными сотрудниками.

Дебетовый счет

В Дебет этого счета заносятся все суммы, которые были выданы сотруднику. Получается, что выдача сотруднику определенной суммы отображается в рамках проводки Дт. 71 Кт. 50 .

Если у сотрудника по возврату остается какая-то сумма, то ее возврат происходит в кассу организации, при этом заполняется кассовый ордер, и формируется соответствующая проводка Дт. 71 Кт. 50 .

Кредит счета 71

Списание расходов производится на разные счета , в зависимости от целей командировки.

Например, если она имеет взаимосвязь с базовым видом деятельности фирмы, то проводка выглядит как Дт. 20 Кт. 71 .
Если сотрудник отправился для приобретения основных активов, то Дт. 08 Кт. 71 .
Если командировка имеет развлекательное значение, то списание расходов происходит как Дт. 91/2 Кт. 71 .

Ниже представлен пример расчета командировочных и суточных.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возмещать работникам расходы, связанные с командировками. К числу возмещаемых расходов относятся и суточные, т. е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). О величине суточных при командировках за рубеж, а также их налогообложении мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о суточных при командировках по РФ.

Нормы суточных при командировках в 2017 году (размер) по России

Величина суточных при командировках по РФ, а также порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ). Это означает, что единая норма суточных командировочных расходов в 2017 году, которая была бы обязательна для всех организаций, не установлена.

При этом, в любом случае, такая величина должна быть экономически обоснована.

Налогообложение суточных

В расходах по налогу на прибыль выплаченные суточные учитываются в фактическом размере (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это объясняется тем, что норматив таких затрат в НК РФ не предусмотрен. Аналогично, в размерах, установленных организацией, признаются суточные при применении УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

А вот по НДФЛ норматив в отношении суточных имеется. К суточным по России в 2017 году применяется ограничение в размере 700 рублей за день командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх данной величины за каждый день командировки, облагаются НДФЛ.

Размер командировочных расходов в 2017 году (суточных), облагаемый страховыми взносами по НК РФ, аналогичен применяемому при исчислении НДФЛ. Это значит, что взносами на обязательное пенсионное, медицинское и соцстрахование на случай временной нетрудоспособности суточные по РФ облагаются в той части, в которой они превышают 700 рублей в расчете на 1 день командировки (п. 2 ст. 422 НК РФ).

А вот что касается страховых взносов «на травматизм», то вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается этими взносами (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Возмещение командировочных расходов (суточных) в 2017 году: учет

В бухгалтерском учете оплата суточных командировочных расходов в 2017 году отражается привычной записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом выплата суточных при командировках в 2017 году может производиться как наличными из кассы организации, так и путем перечисления на счет работника (обычно на его зарплатную карту) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 71 – Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»

Когда авансовый отчет будет утвержден, сделаны будут такие бухгалтерские записи:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 71