ТК РФ.
Понятие служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Важно! Следует иметь ввиду, что:
- Каждый случай уникален и индивидуален.
- Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.
Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке , определяемом Правительством Российской Федерации.
О порядке документального оформления служебных командировок см. письмо Минфина РФ от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
- расходы по проезду;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Постановления Правительства РФ
См. постановление Правительства РФ от 1 февраля 2011 г. N 43 "О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета"
См. постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"
См. постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"
См. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утвержденные приказом Минфина РФ от 2 августа 2004 г. N 64н
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер
, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
Служебная командировка хоть и является обычным исполнением поручений работодателя, но предполагает отличный от ежедневного график работы, необходимость совершения поездки и выполнения трудовых функций вне стационарного рабочего места. А потому работник имеет право на компенсации при направлении в служебные командировки и дополнительные гарантии.
Гарантии, предоставляемые работнику при оформлении командировки
Направление сотрудника в командировку происходит по волеизъявлению нанимателя без получения предварительного согласия самого подчиненного, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Если работник получил извещение о направлении его в служебную поездку, он может быть уверен в том, что в отношении него будут действовать следующие гарантии:
- за ним будет сохранено рабочее место, какой бы длительной не была командировка;
- по возвращении ему будет предоставлена возможность занять привычную должность;
- за ним сохраняется средний заработок (или повышается с течением времени, если увеличение зарплаты происходит внутри всего коллектива);
- ему будут компенсированы все затраты, которые имеют отношение к деловой поездке.
На работника, пребывающего в служебной поездке, будут распространяться режим труда и отдыха, принятые на предприятии принимающей стороны. Если сотрудник заболел или получил травму в период командировки, дни пребывания на больничном, при наличии документального подтверждения факта болезни, оплачиваются в общем порядке.
Компенсации при направлении в служебные командировки
В коллективном договоре или внутренних актах компании должны быть прописаны порядок и величина компенсаций затрат, имеющих отношение к командировкам.
Если сотрудник отправляется в командировку по направлению руководителя подразделения или владельца предприятия, он может рассчитывать на компенсацию:
- затрат на покупку проездных билетов (или расходов по оплате бензина, если в командировку сотрудник поехал на личном или служебном автомобиле);
- затрат на аренду жилого помещения или оплату номера в отеле (не более 550 рублей в сутки, при отсутствии подтверждающих документов – 12 рублей в сутки);
- затраты на питание и проживание вне привычного места жительства (выплачиваются суточные);
- дополнительных затрат, заранее оговоренных с работодателем, например, расходов на интернет, мобильную связь и т.д.
Размеры суточных будут зависеть от того, куда направлен сотрудник с поручением работодателя – в другой город на территории России или за границу. В первом случае суточные не превысят 700 рублей в сутки, во втором – 2500 рублей в сутки.
Перед отправкой в поездку сотруднику выплачивается аванс на приобретение проездных билетов и оплату жилья и суточные. Суточные выплачиваются и в том случае, если работник отдыхает в выходные и праздничные дни, которые приходятся на период поездки.
Сроки пребывания в командировочных поездках
Срок пребывания сотрудника в командировке всегда зависит от количества и сложности поставленных перед ним задач. За день выезда принимается дата, указанная на проездном билете как день отправления поезда или вылета самолета. За день возвращения берется дата, указанная в билете как день прилета (прибытия). Если транспорт отправляется к месту назначения до 24 часов включительно, датой отъезда признаются текущие сутки, а если транспорт отправляется с 0 часов и позже, за дату отъезда берутся последующие сутки.
Если аэропорт или железнодорожная станция расположены за пределами города, во внимание принимается также время, которые будет потрачено на то, чтобы добраться до места отбытия транспорта (на обратном пути это время также учитывается).
Должен сотрудник сразу же после прибытия в город явиться на работу, или нет, согласуется с нанимателем. Что касается фактического времени нахождения в командировке, этот период определяется по отметкам о прибытии и отъезде работника, которые делаются на предприятии принимающей стороны. Если в течение поездки необходимо посетить несколько компаний, отметки ставятся в каждой из них.
Компенсации при направлении в служебные командировки за границу
Расходы по пребыванию в заграничной поездке возмещаются работнику в иностранной валюте.
При направлении сотруднику за рубеж, работодатель компенсирует ему дополнительные расходы на:
- оформление загранпаспорта, визы и прочих документов;
- аэродромные и консульские сборы;
- мед. страховку;
- сборы за транзит автомобиля и право въезда;
- прочие обязательные сборы и платежи.
Если во время поездки работник следовал на территорию РФ и зарубежного государства, затраты будут компенсированы и в валюте, и в рублях соответственно.
Если принимающая сторона предоставляет сотруднику питание за счет организации, размер суточных от направившей стороны составит 30%, если возвращение из командировки происходит в день отъезда, суточные выплачиваются в размере 50%.
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: Работодатель не оплатил командированному работнику дни вынужденной остановки по пути к месту назначения на том основании, что сотрудник в это время не исполнял должностных функций.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику: расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения); расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение , подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;б) обязательные консульские и аэродромные сборы;в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;д) иные обязательные платежи и сборы. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Расчет и оплата больничного в этом году не претерпели серьезных изменений. Размер пособия по временной нетрудоспособности не имеет фиксированного значения и зависит, прежде всего, от заработка и стажа работника:При стаже 8 и более лет полагается пособие в размере 100% от среднего заработкаПри стаже от 5 до 8 лет - 80% от среднего заработкаСтаж менее 5 лет даёт право на пособие в размере 60% от среднего заработка
Служебная командировка – это выполнение работником по распоряжению работодателя своей трудовой функции вне места постоянной работы в течение определенного срока, как правило, в другой местности.
Особенности служебной командировки
1. Выполнение служебного задания вне места постоянной работы и места постоянного жительства. В том числе, за пределами РФ.
2. Выполнение служебного задания работником, состоящим в трудовых отношениях с работодателем.
3. Наличие служебного поручения для работника, выполняющего трудовую функцию в командировке.
4. Наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с письменным ознакомлением работника.
5. Определенный срок командировки, указанный в распоряжении.
6. Наличие специальных трудовых гарантий для работников, направляемых в командировку.
Не являются командировками следующие случаи:
1. Служебные поездки работников, работа которых носит разъездной характер или является работой в пути, а также работа в полевых условиях или экспедиционная работа.
2. Поездки в местность, откуда работник, по условия транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
3. Однодневные поездки.
4. Местные поездки.
В том случае, если филиал или представительство организации находится в другой местности, то направление работника в такой филиал или представительство будет являться командировкой.
При направлении в служебную командировку совместителей должны учитываться условия основной работы, то есть разрешается только в свободное от основной работы время и, если командировка выпадает на рабочие дни по основной работе, то необходимо получить согласие работодателя по основной работе и предоставить отпуск без сохранения заработной платы.
Если работник отправится в командировку без соответствующего распоряжения о направлении в командировку, то работодатель может рассмотреть это как нарушение трудовой дисциплины и привлечь к дисциплинарной ответственности.
До выезда работника в командировку работодатель обязан обеспечить предполагаемые командировочные расходы (работнику выдается аванс). Заявление на аванс пишется работодателю и получается в бухгалтерии. Сумма аванса рассчитывается из приблизительных расходов. Если по возвращении выясниться, что работник потратил больше, чем выданная сумма аванса и большие расходы подтверждены документами, то работодатель обязан компенсировать затраты работника. Если работник не израсходует сумму аванса, то он обязан ее вернуть. Если работодатель не выплатил аванс, то работник имеет право отказаться от служебной командировки. Данный отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
В командировку могут быть направлены все работники, за исключением несовершеннолетних, беременных, работников, с которыми заключен ученический договор (исключение, если командировка не связана с ученичеством, то направлять нельзя). Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет допускается только с их письменного согласия; если им это не противопоказано по состоянию здоровья; если их письменно ознакомили с правом отказаться от командировки. Эта же гарантия распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери и опекунов несовершеннолетних. Также имеют право отказаться от командировки лица, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет и работники, ухаживающие за больным членом семьи.
При оформлении командировки по территории РФ или за ее границами всегда существует вероятность, что поставленная цель не будет осуществлена по факту возвращения сотрудника. Нередко возникают конфликтные ситуации, доходящие, порой, до судебных разбирательств, в которых основным вопросом является необходимость принимать конкретные затраты к учету, а также объем выплат, положенный сотруднику за безрезультативную поездку. Во избежание подобных ситуаций работодателем изначально предусматриваются гарантии при направлении работников в служебные командировки и порядок возмещения компенсационных выплат.
Определение служебной командировки, ее нормативная база
Исходя из ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника по инициативе нанимателя в другой населенный пункт на заранее оговоренный срок с целью осуществления конкретных задач и целей в интересах организации . Так, подчиненный оставляет свое фактическое рабочее место, которое фиксируется трудовым соглашением, и направляется на другую территорию. При этом он может рассчитывать на определенные гарантии при направлении в служебную командировку.
Все командировки регулируются законодательством. Начиная с 2014 года нормативная база, регламентирующая деловые поездки, претерпевала некоторые модификации. В 2017 году были закреплены окончательные корректировки. В частности, главным нововведением стала смена ведомства. Ранее все вопросы по оформлению, направлению и оплате командировок регламентировали внебюджетные фонды. С 2017 года данная задача легла на плечи налоговых служб. Вследствие этого были закреплены фиксированные суммы суточных, средства сверх которых попадают под налогообложение.
Так, с 2018 года основным документом, регулирующим вопрос командировок, является Налоговый Кодекс РФ. В частности, ст. 217 НК РФ, в которой устанавливается объем выплат подчиненному.
Однако в данных обстоятельствах руководителю также следует учитывать положения ТК РФ, в соответствии с которыми, растраты сотрудника на деловую поездку должны быть полностью возмещены. Ни одна командировка не должна ухудшать финансовое положение подчиненного.
Категории сотрудников, не допускаемые в командировки
ТК РФ постановляет, что существуют некоторые категории подчиненных, которых запрещено направлять в деловые поездки. Это может происходить в силу семейного статуса или возраста сотрудника. В частности, в ст. 259 и ст. 268 ТК РФ указывается, что командировки запрещены для:
- Женщин, ожидающих появление ребенка;
- Работников, которые еще не достигли совершеннолетия.
Помимо этого, в ст. 259 и ст. 264 ТК РФ определяется, что в деловую поездку с письменного согласия и при отсутствии врачебных противопоказаний могут направляться следующие группы подчиненных:
- Женщины, чьим детям не исполнилось 3 года;
- Родители-одиночки, которые растят отпрыска, не достигшего пятилетнего возраста;
- Сотрудники, воспитывающие детей с ограниченными возможностями;
- Сотрудники, которые осуществляют уход за тяжелобольным родственником по официальному заключению врача.
Если работник из перечисленной категории откажет работодателю в исполнении требования по командировке, наниматель не имеет права принуждать субъекта. Если подобное требование имеет принудительный характер, управленец может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5/27 КоАП.
Гарантии при командировке, предоставляемые работнику
Если у работодателя возникает потребность направить в командировочную поездку конкретного сотрудника, который постоянно трудится на предприятии и не относится к запрещенным категориям, он вправе обойтись без согласия подчиненного.
Так, сотрудник может рассчитывать на целый ряд гарантий при направлении его в командировку.
В течение всего времени, пока работник находится под ведомством принимающей организации, ее положения справедливы для данного субъекта. То есть, порядок труда и отдыха, используемые в принимающей компании, актуальны для приезжего командированного работника.
В обстоятельствах, когда субъект получает или подвергается какому-либо заболеванию , период его пребывания на больничном оплачивается в стандартном порядке. Также важно понимать, что подобное возможно только при документальном обосновании болезни.
Порядок оформления командировки
Порядок оформления командировочной поездки проходит такие этапы:
- Публикация распоряжения руководителя о направлении конкретного подчиненного в деловую поездку. Для составления данного документа можно использовать унифицированную форму бланка Т9, или воспользоваться шаблоном, утвержденным локальным нормативным актом для подобных случаев.
Вплоть до 2015 года до момента выпуска приказа также следовало составить служебное задание, исходя из которого определялись задачи и цель командируемого сотрудника. В 2018 году подобную функцию исполняет соответствующая графа приказа.
По факту ознакомления с приказом, подчиненный должен поставить свою личную подпись на документе в доказательство своего ознакомления с ним.
В приказе также должна находить отражение информация об использовании сотрудником личного транспорта или транспорта по доверенности, если таковое действие имело место быть.
- Авансирование подчиненного. По факту служебной командировки субъект вправе получить авансовые средства от предприятия. Они должны быть затрачены на оплату жилья, питания и любых непредвиденных расходов, осуществленных в интересах организации. Помимо этого, подчиненному также полагаются суточные – компенсационные средства за каждый день нахождения в командировке.
Оформляется данная операция расходным ордером. Объем выдаваемых денег должен фиксироваться в местном нормативном документе. Основанием РКО служит направление в командировку.
Помимо этого, важно учитывать тип поездки. Если командировка в пределах РФ, то аванс может быть выдан в национальной валюте как на руки, так и путем перечисления денег на карту. Если сотрудник направляется за границу, растраты на территории РФ обеспечиваются в рублях, а те денежные средства, которые должны быть использованы за рубежом, выдаются в валюте принимающей страны.
- Оформление удостоверения. Данное положение уже несколько лет не является обязательным, нововведения 2017 года окончательно отменили данное требование. Однако большинство компаний продолжают использовать такой документ ввиду его информативности и удобства. Если подобная бумага оформляется в ходе направления субъекта в поездку, то данное положение должно быть зафиксировано в нормативном акте предприятия.
- Ведение табеля учета рабочего времени на протяжении всей командировки подчиненного. Деловая поездка отмечается в табеле шифром «К».
- Оформление авансового отчета. По факту возвращения сотрудника, ему дается три дня на заполнение авансовой документации. Для обозначенного отчета используется стандартная форма АО1. Также к авансовому отчету следует добавить приложения. К ним относятся все оправдательные документы, которые подчиненный собрал за время поездки. Таковыми являются: счета на оплату жилья, проездные билеты или чеки с заправок, служебная записка с перечислением дополнительных расходов.
По факту получения документа на руки работник бухгалтерии отмечает данный факт на отрывной части, а затем – отдает ее сотруднику.
- В случае если у сотрудника имеются дополнительные средства, оставшиеся неизрасходованными, он возвращает их предприятию. Также, если у сотрудника фиксируется расход выданных сумм сверх нормы, управленец компенсирует перерасход.
Компенсации за командировку, положенные сотруднику
Объем и порядок выдачи компенсаций командированным сотрудникам фиксируется в местных нормативных документах.
Когда подчиненный направляется в командировку, он вправе рассчитывать на следующие компенсационные выплаты:
- Расходы на проезд. Подразумевается оплата не только билетов на поезд, автобус или самолет, но также и возмещение расходов на топливо, если поездка осуществлялась собственным транспортом сотрудника;
- Затраты на оплату жилья. Подразумевается койко-место в хостеле или мотеле, а также номер в гостинице или арендуемая квартира;
- Издержки на питание. Возмещение происходит на основании чеков из супермаркетов, из кафе и ресторанов;
- Дополнительные расходы , если руководитель сочтет, что конкретные траты были осуществлены в интересах компании.
Объем суточных фиксируется в местных актах.